Lavorare in smart working comporta un vero e proprio cambio di paradigma, sia all’interno delle aziende che per i lavoratori. Il focus si sposta sui risultati, eliminando la centralità di aspetti come vincoli sia d’orario che di luogo.
Affinché la produttività aziendale possa trarne beneficio, è importante comprendere che con lo smart working la gestione delle risorse umane cambia, basandosi su logiche di responsabilizzazione, delega ed autonomia.
Non possiamo, però, non sottolineare l’importanza di utilizzare i giusti strumenti. Ad oggi, appare pressoché impossibile fare smart working senza sistemi di video-conferenza e di web collaboration. Andiamo a vedere, nel concreto, quali strumenti servono per lavorare in modo smart.
Cosa vuol dire lavorare quotidianamente in Smart Working
Lavorare quotidianamente in smart working richiede uno sforzo sinergico non trascurabile. In primis, le aziende devono entrare nell’ordine di idee di valorizzare i loro collaboratori. È fondamentale che essi percepiscano la responsabilità del loro ruolo rispetto al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
I presupposti della supervisione diretta vengono meno, per lasciare campo ad una maggiore autonomia dei dipendenti. Di conseguenza, diventa prioritario per le organizzazioni avere la possibilità di misurare continuamente la qualità del lavoro dei propri collaboratori.
Prima di scegliere quali strumenti adottare per lo smart working, è necessario che a monte vi sia una forte cultura organizzativa, avallata e messa in moto dai vertici aziendali.
Un elemento al quale non sempre si attribuisce la giusta attenzione è la sicurezza. Quando si lavora in smart working esistono dei rischi, non trascurabili, legati all’integrità dei dati, sia quelli aziendali che di eventuali soggetti terzi (clienti, fornitori, partners).
Viviamo in un’epoca in cui anche grandi aziende, ogni giorno, subiscono attacchi hacker di ogni sorta. È bene, dunque, organizzarsi al meglio sotto questo aspetto, fornendo istruzioni chiare ai dipendenti ma soprattutto formandoli, se necessario.
Inoltre, l’assenza di vincoli di orario non deve sortire un effetto contrario e dannoso, cioè quello di dare per scontata una disponibilità h24 da parte dei collaboratori. È doveroso garantire reperibilità e impegno ma è altrettanto corretto rispettare le normative vigenti in materia di lavoro.
Quali sono gli strumenti necessari
Ci sono diversi strumenti che è possibile utilizzare per lavorare in smart working in Italia. L’ostacolo più complicato da affrontare durante una prestazione lavorativa in smart working è la distrazione. Per combatterla è possibile utilizzare un accessorio tanto semplice quanto efficace: le cuffie. Esse aiutano ad isolarsi dal mondo esterno e a conservare la concentrazione.
Dal punto di vista software, è importante disporre di una piattaforma di project management. Si tratta di programmi che permettono di creare uno o più progetti e di assegnare vari compiti ad ogni collaboratore. In questo modo, è più semplice monitorare le varie fasi di ogni progetto ma soprattutto in ogni momento è possibile sapere chi deve fare cosa e quali sono le deadline da rispettare.
Gestire un lavoro di gruppo a distanza comporta la necessità di condividere dei file, spesso anche di grandi dimensioni. A tal proposito, è possibile utilizzare lo strumento Google Drive oppure l’applicazione WeTransfer.
Periodicamente, vi è l’esigenza di organizzare degli incontri, sia a livello orizzontale (con i propri colleghi) che verticale (con i propri superiori). Assolvono perfettamente a tale funzione strumenti come Zoom o Google Meet ma su Internet è possibile trovarne anche molti altri. Tutto dipende dalle esigenze e dalle funzionalità a cui si è interessati.
Direttamente collegato alle distrazioni è il discorso della gestione del tempo. Per fortuna, sul web esistono diverse applicazioni di monitoraggio del tempo, come ad esempio Tracking Time che aiuta, tra le altre cose, a tracciare il tempo impiegato da un collaboratore per portare a termine un’azione o addirittura un intero progetto.
Un software che ti consigliamo
Se hai bisogno di un software per organizzare il lavoro del tuo team in smart working, puoi prendere in considerazione Dema UC di Team Eis. Dema UC nasce come sistema telefonico in cloud ma dispone di funzioni avanzate molto utili per start up, PMI ma anche studi legali e commercialisti.
Oltre a liberare le aziende dai costi eccessivi della telefonia tradizionale, Dema UC offre una piattaforma completa per la produttività aziendale in quanto consente di condividere file in piena sicurezza, organizzare video conference e lavorare anche in mobilità, grazie ad una comoda applicazione che può essere scaricata sugli smartphone di dipendenti e collaboratori. Una soluzione scalabile e flessibile, resa altamente performante grazie all’impiego della tecnologia cloud.
