Centralini telefonici per ufficio: come sceglierli

La pandemia da Covid-19 ha cambiato le abitudini lavorative di migliaia di aziende e lavoratori.

Lo smart working in Italia è stata, in molti casi, l’unica soluzione per portare avanti le attività produttive.

Soprattutto durante la prima ondata, abbiamo imparato a conoscere ed utilizzare piattaforme e strumenti che ci consentissero di restare in contatto sia con i colleghi che con i nostri superiori. I sistemi telefonici attuali, per fortuna, sono giunti in nostro aiuto. Essi possono fornire comunicazioni remote semplificate, con centralini virtuali, funzionalità come le video-conference e tanto altro ancora.

Questo articolo è utile a quelle aziende che vogliono scoprire come scegliere i centralini telefonici per gli uffici, così da assicurare una qualità delle chiamate ineccepibile, un servizio di customer care eccellente e un buon livello di operatività anche ai dipendenti.

Quali sono le necessità di un ufficio

Gli uffici di oggi non hanno certamente le stesse necessità degli uffici di 30 o 40 anni fa. C’è da dire che anche la dotazione tecnologica è completamente differente. Sta di fatto, comunque, che le esigenze di un ufficio dipendono da diversi fattori, tra cui:

  • Tipologia di business;
  • Numero di dipendenti;
  • Numero di uffici/filiali

Un call center avrà sicuramente esigenze differenti rispetto ad uno studio notarile. La vendita telefonica di un prodotto o un servizio comporta l’impegno di creare un’organizzazione infrastrutturale che metta nelle condizioni emittenti e destinatari di dialogare sempre in modo proficuo.

Inoltre, queste tipologie di aziende hanno bisogno di soluzioni flessibili in quanto il numero di risorse lavorative può crescere da un momento all’altro.

Importante è anche la questione legata alla mobilità. Ci sono aziende per le quali un solo ufficio è più che necessario. Molte altre, però, hanno sedi distribuite sul territorio nazionale o, in alcuni casi, anche all’estero.

I centralini telefonici moderni riescono a rispondere bene alle esigenze delle più svariate tipologie di aziende. Dovremmo forse un po’ tutti cancellare dalle nostre menti e, dunque, dall’immaginario collettivo l’immagine di un centralino telefonico pieno di cavi e fili, con l’addetto impegnato a scollegare e ricollegare le linee.

Oggigiorno, ci troviamo sempre più spesso davanti a centralini telefonici con tantissime funzioni automatizzate, facilmente gestibili anche in assenza di personale esperto in materia di infrastruttura telefonica.

Gli aspetti da non sottovalutare

Quando si deve adottare un nuovo centralino telefonico aziendale, in primo luogo è necessario decidere la tipologia di sistema da implementare tra rete fissa, VoIP o virtuale. Non solo. Bisognerà determinare dove posizionare l’apparecchiatura, cioè nel cloud o in loco.

I sistemi telefonici odierni offrono alle aziende di tutte le dimensioni un’ampia gamma di preziosi strumenti per chiamate, attività di collaborazione ed utilizzo tramite dispositivi mobili.

Sono altre le domande da porsi prima di decidere il sistema telefonico da adoperare. Ad esempio, hai bisogno di un sistema telefonico completo che includa telefoni fisici da scrivania o la tua azienda potrebbe cavarsela con un servizio di telefonia virtuale basato su dispositivi mobili?

Se hai bisogno di telefoni da scrivania, quale tipo di servizio desideri? Ti sentiresti a tuo agio rispetto all’idea di utilizzare un sistema VoIP (Voice over Internet Protocol), che funziona tramite Internet ed è attivabile presso diversi provider? Oppure desideri utilizzare un servizio di telefonia fissa tradizionale, fornito da una compagnia telefonica locale o regionale?

Una volta trovate le risposte a queste domande, il quadro della situazione sarà senz’altro più chiaro.

Perché il centralino VOIP potrebbe essere la scelta giusta

Invece dei cavi di rame su cui passano i telefoni fissi, i sistemi telefonici VoIP utilizzano la connessione Internet che presumibilmente un’azienda sta già utilizzando.

I sistemi VoIP forniscono un insieme di funzionalità a cui in passato solo le grandi aziende che utilizzavano costosi hardware PBX avevano accesso.

Essi consentono a chi lavora da remoto di accedere al sistema telefonico aziendale dai propri dispositivi mobili. Il sistema VoIP è facile da installare e configurare ed è più economico dei sistemi di rete fissa.

L’unico punto a sfavore del VoIP sta nella necessità di disporre di una connessione Internet di elevatissima qualità. Rispetto ad alcuni anni fa, la qualità della rete Internet è migliorata notevolmente a livello nazionale ma restano ancora delle zone d’ombra.

Il VoIP rimane, comunque, la soluzione ideale per le piccole imprese che desiderano la funzionalità di un sofisticato sistema telefonico a un prezzo ragionevole e per le aziende i cui dipendenti hanno la necessità di accedere anche da remoto al sistema telefonico.