Migliorare l’efficienza delle riunioni? Si può fare!

Se il pensiero di affrontare una riunione vi fa venire il latte alle ginocchia, sappiate che non siete gli unici. Nella maggior parte dei casi le riunioni sono noiose, inadeguate al nuovo stile di vita digitale e sembrano essere il luogo dove vanno a morire le idee.

Non stupirà sapere che spesso le riunioni infastidiscono: uno studio della American Psychological Association mostra che le persone che tendono ad essere fortemente orientate ad obiettivi e compiti sono quelle che maggiormente risentono della pesantezza delle riunioni. È vero che ogni tanto c’è bisogno di una riunione: non tutte le decisioni sono semplici da pendere usando altre forme di comunicazione.

Ma se le riunioni sono necessarie per un’azienda, come possiamo renderle meno pesanti e più produttive?

Usiamo gli strumenti più opportuni

Siamo nel 21° secolo. Si, lo so che lo sapete, ma alcune volte è meglio ricordarlo, perché ci sono persone che continuano a fare riunioni nello stesso modo in cui si facevano nel 1999.

Prima di tutto, affrontiamo l’elefante nella stanza. E’ davvero obbligatorio essere fisicamente presenti? Se possibile, avere una riunione online anziché forzare le persone ad essere in una certa location sarebbe il massimo, no? Ci sono davvero tanti strumenti che si possono usare per fare video conferenze, mettendo in comunicazione più colleghi da diverse sedi. In questo modo si risolvono le spese per viaggi e trasferte spesso inutili. Trovare la soluzione cloud per video e web conference potrebbe ottimizzare l’efficacia delle riunioni di lavoro.

Ma non solo, ci sono strumenti che permettono di prendere note, assegnare task e condividere tutto con il gruppo di lavoro come  Evernote a  minutes.io a  Trello.  Con Dema UC è possibile fare video conferenze in HD, condividendo immagini, video, documenti e desktop e al contempo chattare con tutti i partecipanti alla video conferenza.

Condividiamo le informazioni necessarie prima della riunione

La preparazione è la fase-chiave più importante per tutte le azioni nella nostra vita, così perché mai dovremmo cominciare una riunione senza conoscere i fatti che si andranno a discutere?

Secondo Business 2 Community , “se le persone non possono prepararsi per una riunione, non si sentiranno parte di quel gruppo di lavoro”
Quei colleghi che hanno bisogno di tempo per riflettere saranno meglio preparati se avranno il tempo necessario a fare mente locale prima che la riunione inizi, per pensare a domande o a leggere documenti, report e relazioni che possano farli sentire pronti per la discussione.

Chi c’è in riunione?

Secondo University of Wisconsin’s leadership support team pianificare appropriatamente una riunione è la chiave del successo: “un’agenda ben organizzata aiuta a focalizzare il gruppo di lavoro verso il raggiungimento degli obiettivi desiderati”.  Un articolo dell’ Entrpreneur Magazine afferma che “è importante avere le giuste persone nella giusta riunione per le giuste ragioni” Quando abbiamo una riunione su un preciso argomento e abbiamo le persone adeguate attorno, vengono prese le decisioni migliori.

Facilita la discussione con consapevolezza

Avete mai partecipato a una riunione dove una singola persona parla per tutto il tempo? O una dove il commento di pochi individui ha fatto deragliare tutta l’agenda, spendendo tutto il tempo a criticare piuttosto che a creare? Credo che sia capitato a tutti. In una riunione bisogna dare il giusto tempo alle persone, assicurarsi che tutti abbiano l’opportunità di parlare e permettere critiche in un momento prestabilito quando forniranno contributi utili e non costanti interruzioni. 
Quando siamo con altri in una sala riunioni inoltre, consideriamo l’idea di aggiungere una policy sul non portarsi dietro tablet o smartphone, in modo che chi è presente fisicamente lo sia anche mentalmente e non perda tempo a guardare messaggi o email.

 

Riunioni lunghe con ricche discussioni sono talvolta ciò di cui si ha bisogno, ma altre volte, una breve e focalizzata sull’azione è la soluzione più opportuna. Secondo il  Wall Street Journal  per raggiungere la massima efficacia, bisogna dimezzare il tempo che solitamente usiamo per fare una riunione e attenersi rigidamente al tempo. E’ vero, c’è sempre qualcos’altro da dire, ma se ci prepariamo in anticipo, se cerchiamo di agevolare le conversazioni, ci atteniamo al tempo programmato e tracciamo i compiti delegati ad uno specifico individuo, possiamo rendere efficienti le riunioni. Inoltre, mentre queste sono onnipresenti in tutte le tipologie di aziende, poche persone hanno la preparazione e l’esperienza per aiutare  a renderle più produttive. Migliorando il modo in cui facciamo le riunioni in ufficio, è possibile sollevare il morale del personale, la sua efficienza e spesso si guadagna tempo per dare spazio ad altre riflessioni o attività.
E se trasformassimo le riunioni di lavoro in un forum per discussioni, per risolvere problemi e studiare le azioni commerciali piuttosto che parlare noiosamente di grafici e marketing, non sarebbe una buona idea?