Come utilizzare il VoIP negli uffici in modo innovativo

Per decenni, le aziende hanno acquistato servizi telefonici senza fare molta distinzione tra i vari fornitori ma badando quasi esclusivamente al prezzo. L’arrivo del VoIP, da questo punto di vista, non ha modificato di molto il trend. Le abitudini delle organizzazioni, infatti, non cambiano. Il loro focus rimane orientato soprattutto al risparmio dei costi.

Un cambio di paradigma appare, però, necessario affinché si possa trarre un reale vantaggio competitivo da servizi come il VoIP. Questa tecnologia può essere implementata in modo innovativo all’interno degli uffici, attraverso la personalizzazione dei servizi telefonici VoIP ed il loro adeguamento ai flussi di lavoro interni.
La flessibilità è uno dei grandi punti di forza del VoIP e permette alle imprese di gestire le attività quotidiana con modalità, tempistiche e risultati inimmaginabili ed impossibili da ottenere con la telefonia tradizionale. Andiamo a vedere come il VoIP può essere configurato e sfruttato in maniera alternativa all’interno degli uffici.

Il VoIP come mezzo di estensione del brand

Quante volte ci è capitato di contattare il servizio di assistenza di un’azienda e di ascoltare un ritornello musicale in attesa di parlare finalmente con l’operatore? Il canale audio può essere sfruttato come strumento di costruzione e rafforzamento del marchio.
Fino ad oggi, probabilmente solo poche aziende hanno tentato di sfruttare le chiamate anche in ottica di brand identity. Del resto, strategie del genere non potevano essere messe in atto con la telefonia tradizionale.
La maggior parte dei servizi VoIP, invece, dispone degli strumenti per personalizzare le musiche di attesa, le registrazioni vocali e i messaggi di posta vocale. E’ possibile, solitamente, scegliere tra centinaia di alternative, selezionando quelle che meglio rappresentano il proprio marchio.
Le potenzialità, in termini di crescita del brand, sono tantissime. Basti pensare, per esempio, all’opportunità di personalizzare le registrazioni in base all’ora, al periodo dell’anno e, addirittura, anche alla posizione geografica degli utenti che telefonano. Mai più, dunque, messaggi casuali ma altamente personalizzati. Un grande vantaggio, sfruttabile al massimo anche dalle aziende che lavorano in contesti internazionali.

Il VoIP a supporto degli uffici virtuali

Anche gli uffici fisici delle aziende diventano sempre più virtuali. Grazie al VoIP, la virtualizzazione dell’ufficio può diventare realtà. Questa tecnologia può addirittura riuscire nell’obiettivo di replicare un ambiente di call center, con tutte le funzioni ad esso associate, utile soprattutto nelle ore e nei momenti della giornata o della settimana in cui i dipendenti non sono fisicamente presenti in ufficio.
Molte aziende ignorano queste funzionalità avanzate perché ritengono di non averne bisogno in quanto, probabilmente, i loro dipendenti non lavorano da remoto. Ma i trend e le dinamiche lavorative sono in continua evoluzione. Un giorno, magari anche non troppo lontano, sarà possibile assumere nuovi dipendenti in Smart Working da qualsiasi parte del mondo, evitando di considerare solo le candidature di coloro che vivono a pochi chilometri di distanza dalle sedi operative.
Queste funzioni possono tornare utili, già ora, anche alle aziende che dispongono di uffici in posizioni diverse. Grazie al VoIP è possibile facilmente spostare i dipendenti da una posizione all’altra nonché conservare i loro numero di telefono. Non sarebbe necessario attendere nuovi cablaggi o configurazioni di rete.

Il VoIP come facilitatore nella gestione delle priorità

Per spiegare questa funzione conviene ricorrere ad un esempio. Consideriamo la situazione in cui un operatore commerciale sia costretto a lasciare l’ufficio per una sessione formativa.
Con i sistemi telefonici tradizionali non ci sono molte alternative: in genere, si opta per il trasferimento delle chiamate in arrivo dalla segreteria telefonica o, in alternativa, si fa in modo che sia qualcun altro ad occuparsi della gestione dei clienti.
Grazie al VoIP, invece, è possibile impostare delle vere e proprie regole di priorità. Ad esempio, si possono trasferire le chiamate in arrivo alla segreteria telefonica, qualora non vi sia risposta. Un’altra opzione può consistere nell’inoltro delle chiamate dal gestore ad un cellulare personale, magari solo nei giorni lavorativi e non in quelli festivi o nei week-end.
Tali regole, ad un primo sguardo, potrebbero apparire complesse ma la realtà è che i sistemi VoIP, oggi, possono gestirle facilmente. Tra l’altro, la loro configurazione avviene attraverso un’interfaccia user friendly e, dunque, senza l’ausilio di un esperto.
Il risparmio di tempo sarebbe davvero importante e in questo modo si riuscirebbe a fornire un servizio di assistenza ai clienti eccellente. L’utente, infatti, non raggiungerebbe mai l’operatore sbagliato mentre i dipendenti non verrebbero disturbati quando sono impegnati in altre attività lavorative.