Comunicazione Unificata: in che modo può aumentare la produttività aziendale

Per capire esattamente come gli strumenti di Comunicazione Unificata (UC) possano essere utili ad un’azienda, bisogna cambiare il concetto di telecomunicazione tradizionale, cercando di affiancare un più ampio spettro di significati, derivati direttamente dai nuovi modi di comunicare.
I benefici delle Unified Communications diventano chiari quando:

  • dipendenti e collaboratori usano bene tutte le moderne applicazioni
  • l’uso corretto degli strumenti UC permette di evidenziare le mancanze dei sistemi tradizionali

Finché le applicazioni e gli strumenti a disposizione sono utilizzati in modo autonomo, il risultato sarà solo una perdita di tempo e, di conseguenza, non solo si abbasserà la produttività, ma il ROI per queste tecnologie si ridurrà inesorabilmente.
Grazie all’uso contemporaneo degli strumenti UC, possono essere create sessioni multi-canale in modo da far collaborare i dipendenti in modo più efficiente e diretto. Ma non è tutto: utilizzando tutti le funzionalità  a disposizione è possibile fornire una User Experience coerente, forte e costante.

Un esempio pratico per il settore trasporti

Dal momento che i ritardi comportano spesso gravi conseguenze sul piano finanziario, la necessità di una pronta risposta alle richieste cruciali tocca tutti i settori industriali.
Prendiamo ad esempio il settore dei trasporti: il fattore tempo assume un ruolo determinante nel commercio di prodotti deperibili. Se l’autista si rende conto di non poter più raggiungere una determinata destinazione, la spedizione dovrà essere immediatamente reindirizzata, altrimenti perderà il suo valore. L’autista deve poter contattare in qualsiasi momento della giornata chi prende le decisioni in azienda che provvederà a spedire la merce a una destinazione alternativa, per evitare di subire un grave danno finanziario. L’importanza delle scadenze di fornitura è variabile a seconda del comparto industriale ma, per la maggior parte delle attività, un considerevole ritardo nella fornitura di un prodotto o di un servizio finisce per ripercuotersi sulle entrate dell’azienda, a causa del mancato rispetto degli impegni assunti con il mercato o dei ritardi nel soddisfare le aspettative di servizio dei clienti.
Esaminiamo qui di seguito 3 campi in cui l’utilizzo di strumenti di Comunicazione Unificata apportano vantaggi e miglioramenti.

1. La produttività di singoli dipendenti e collaboratori

Sicuramente è uno degli aspetti più interessati dai cambiamenti che derivano dall’uso della Comunicazione Unificata. Per la comunicazione interna, la “presenza” è una funzione importantissima, poiché permette di vedere in tempo reale la disponibilità di qualunque collaboratore. Non solo vengono tagliati i tempi d’attesa, ma conoscendo quali colleghi sono disponibili e in quali modi, è possibile scegliere la migliore forma di comunicazione per il lavoro da portare a termine.
Le Unified Communications aiutano il dipendente a lavorare in modo più efficace in qualsiasi posto si trovi. La scrivania è solo uno dei posti dove è possibile svolgere le proprie mansioni e le UC sono sviluppate intorno a dove si trova l’utente finale.

2. La produttività quando si lavora in team

I team di progetto e i gruppi di lavoro hanno bisogno di collaborare regolarmente e la maggior parte dei lavoratori deve seguire una serie di riunioni programmate a scadenza anche settimanale se non giornaliera. Tuttavia, nel momento in cui si verificano dei problemi, molti trovano difficoltà nel recuperare e coinvolgere velocemente le squadre al lavoro. Tentare di programmare incontri telefonici o video conferenze non previste comporta spesso dei ritardi, dovuti generalmente all’attesa della risposta di tutti gli invitati. In questo scenario una comunicazione efficace è fondamentale.
E’ quando tutti i dipendenti utilizzano le medesime applicazioni e collaborano in tempo reale che si vedono i veri benefici della Comunicazione Unificata.
Anche nel caso della produttività collettiva, grazie alla funzionalità “Presenza” , qualunque collega può essere aggiunto velocemente alle conversazioni in atto. Usando correttamente gli strumenti di video conferenza, è possibile ridurre sensibilmente la necessità di viaggiare per incontrare un collaboratore di persona.

3. Agilità organizzativa

Sarà capitato a tutti di trovare un cliente che si lamenta di un vostro prodotto difettoso. Grazie alle caratteristiche della Comunicazione Unificata è possibile instaurare discussioni costruttive ovunque, con diversi collaboratori/soci/dipendenti, in orari differenti, per risolvere tale problema. Grazie alla connettività in tempo reale, il supporto tecnico riesce a risolvere i problemi in poche ore, evitando un reso generalizzato del prodotto
Affinché l’azienda sia in grado di riconoscere la totalità dei vantaggi di cui è possibile godere grazie alla Comunicazione Unificata, è necessario guardare agli strumenti e alle applicazioni coinvolte non solo attraverso gli occhi dello staff IT ma anche quelli della direzione. Se le comunicazioni, secondo la visione amministrativa, possono rappresentare solo un valore pratico, nel momento in cui diventano un veicolo per la produttività, il valore della Comunicazione Unificata sarà molto più apprezzato.
Le aziende hanno bisogno di agilità per essere competitive e la direzione supporterà tutte quelle iniziative che proseguono su questa strategia.
E’ chiaro, quindi, come il valore della Comunicazione Unificata si rifletterà sulla performance di ogni singolo dipendente e, per le aziende che vedono una diretta connessione tra comunicazione e risultati di lavoro, questi esempi forniscono solide fondamenta per prendere una decisione che servirà sia alla direzione sia al reparto IT.

La Comunicazione Unificata aiuta le aziende a fare un uso più ragionato degli investimenti in applicazioni e nel contempo ne consente l’interconnessione, dando la possibilità ai dipendenti di operare in un ambiente propositivo e collaborativo. Più sono competitivi i mercati di riferimento e più le aziende devono considerare l’adozione di sistemi di Comunicazione Unificata in modo da velocizzare i processi di vendita e creare una forza lavoro più produttiva