Comunicazione unificata: ecco come aiuta a migliorare l’efficienza operativa

La comunicazione unificata è il processo di integrazione di tutti i mezzi e dispositivi di comunicazione. Nasce con l’obiettivo di aiutare le aziende e, dunque, le persone a comunicare in tempo reale attraverso strumenti e tecnologie all’avanguardia.

Nell’ambito del business e delle imprese, aderire alla comunicazione unificata significa puntare all’ottimizzazione dei processi comunicativi aziendali, sia quelli interni che esterni. Il fattore tempo gioca, in tutto ciò, un ruolo fondamentale ed è uno dei fattori su cui un’azienda può fondare il proprio vantaggio competitivo.

Dal punto di vista della comunicazione interna, è innegabile che la maggior parte delle aziende impieghino una parte importante della giornata lavorativa nelle attività di comunicazione con il team, sia per la gestione degli impegni da portare avanti, sia per l’organizzazione di riunioni e briefing.

Grazie ai passi da gigante che la tecnologia ha compiuto negli ultimi anni, oggi sempre più organizzazioni decidono di affidarsi a nuove piattaforme per il miglioramento della produttività e dell’efficienza sui luoghi di lavoro. In tal senso, le piattaforme di unified communications si sono rivelate un’opzione praticabile ma soprattutto di grande utilità.

Ecco, concretamente, in che modo l’unified communication può aiutare le aziende ad incrementare l’efficienza a livello operativo.

Flessibilità nell’utilizzo dei device

E’ possibile accedere ad una piattaforma di comunicazione unificata da qualunque dispositivo. Questo è un vantaggio importante perché permette ai membri del Team di non vivere l’eventuale disagio di un device incompatibile con la piattaforma e, dunque, non in grado di garantire flussi di comunicazione stabili e qualitativamente elevati.

Ciò perché le piattaforme di unified communications sono progettate per funzionare su dispositivi e sistemi operativi comuni che, con molta probabilità, gli utenti già utilizzano quotidianamente in ambito professionale. Il fatto di poter accedere alla piattaforma su qualunque dispositivo si rivela vantaggioso anche sotto il profilo economico, in quanto evita all’impresa o al dipendente stesso di dedicare tempo e risorse per l’acquisto di un nuovo device.

Dunque, la flessibilità nell’utilizzo di uno o più dispositivi favorisce un accesso rapido alle principali funzioni integrate all’interno di una piattaforma di comunicazione unificata: dalla chat alla gestione documentale, alle conferenze in formato audio o video.

Facile gestione del lavoro in mobilità

La mobilità, già da diverso tempo, è entrata a far parte in pianta stabile dei processi aziendali, soprattutto da quando i mezzi di trasporto sono diventati molto più veloci ed evoluti. Oggi, è difficile immaginare un’azienda che porti avanti le proprie attività solo ed esclusivamente in un singolo luogo.

La presenza di un team dislocato potrebbe rendere difficile l’attività di gestione e di allineamento delle comunicazioni. La comunicazione unificata, però, riesce a garantire massima produttività ed operatività indipendentemente dal luogo in cui le persone si trovano. E’ sufficiente avere una connessione Internet attiva e una piattaforma di unified communication per accedere direttamente a file e documenti di lavoro e per comunicare con i propri colleghi, magari attraverso le potenzialità offerte da strumenti come l’audio conferenza e la video conferenza. Essi, infatti, consentono di partecipare ad una riunione senza che sia necessario spostarsi fisicamente e raggiungere il luogo dell’incontro.

Pure in questo caso, è importante sottolineare il risparmio di costi ottenibile dall’attivazione di una piattaforme di comunicazione integrata. Infatti, per un team abituato a viaggiare spesso, i costi di spostamento potrebbero essere molto elevati ma l’unified communication riesce a farsi carico e a rispondere positivamente anche a codesta esigenza.

Maggiori opportunità di condivisione di idee

Un team ha bisogno di scambiare idee ed opinioni al fine di proiettare l’azienda e le persone che ne fanno parte verso risultati in linea con le aspettative e gli obiettivi prestabiliti. I sistemi di comunicazione unificata rendono agevole questo processo. In che modo? Una semplice condivisione dello schermo del device può aiutare tutti i partecipanti a valutare la bontà dell’idea proposta e può agevolare anche il lavoro di spiegazione e di presentazione visiva da parte di colui o coloro che hanno avallato l’idea stessa.

Funzioni di comunicazione all’avanguardia

Qualunque conversazione svolta su una piattaforma di comunicazione unificata deve produrre, per tutti i partecipanti, il miglior risultato possibile. Grazie alle funzionalità di messaggistica di gruppo e alle videochiamate, i membri del team possono raccogliere feedback senza interrompere una presentazione o un briefing.

Inoltre, le piattaforme di unified communication sono dotate della funzione di registrazione che permette di documentare l’intera riunione. Questo è, senza dubbio, un bel vantaggio perché consente di portare avanti in modo rapido il briefing e, al contempo, assicura che nulla di quanto detto nel corso della riunione vada perduto.

Conclusioni

La decisione di aderire ai servizi e alle potenzialità offerte dalla comunicazione unificata va inquadrata nell’ambito di un processo che, in un arco temporale medio-lungo, porterà ad un significativo risparmio di tempo e di costi. Ecco perché bisognerebbe quantomeno prendere in considerazione l’idea di investire in una piattaforma di comunicazione unificata, cercando di comprendere, in base alle esigenze e al modo di operare delle aziende, come la stessa possa essere utile per il miglioramento della produttività.