La collaborazione nelle aziende multisede

Consigli per gestire un team con successo, anche quando non si lavora nella stessa sede.

Quando, ad un determinato lavoro o progetto, devono collaborare più persone, è necessario organizzare e gestire un team, ciascuno con quelle precise competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo. Costruire, far crescere e gestire una squadra ha bisogno di attenzione costante, specialmente in quelle aziende dove i collaboratori si trovano in varie sedi.
Quale può essere la migliore strategia per costruire un gruppo di lavoro di successo?

  1. Primo e più importante fattore è stabilire una buona comunicazione. I colleghi che lavorano insieme hanno bisogno di conoscere l’obiettivo della squadra e quali sono i ruoli di ognuno.
  2. Secondo. Il gruppo deve essere coeso e ci vuole mentalità collaborativa: errori e conquiste non sono del singolo, ma della squadra. Per questo bisognerebbe elaborare un piano di valutazioni così che il lavoro in team venga incluso come parte integrante del processo. Il funzionamento della squadra deve essere monitorato a intervalli regolari e gli obiettivi devono essere studiati per misurare le performance della squadra piuttosto che individuale.
  3. Terzo, compiti chiari. Il miglior team ha una struttura definita. Se non hai un team leader, nominarlo dovrà essere fra le priorità.

Uffici con diverse sedi: utilizza la tecnologia per rafforzare la squadra!

Se si lavora in aziende che hanno varie sedi, con dipendenti che lavorano da remoto o che sono sempre in viaggio, potremmo mettere a dura prova la direzione del team. Un articolo del Business News Daily riporta che dirigere una squadra è più difficile se i colleghi sono in sedi diverse: è più semplice rivolgersi al membro della squadra più vicino piuttosto che al team leader designato, se questo si trova in una location differente. Effetto che sembrerebbe mitigato quando i colleghi si trovano tutti localizzati in una sede unica diversa da quella del responsabile o se si trovano tutti in sedi diverse.

Come fare quando non è possibile collocare le persone che lavorano ad uno stesso progetto nel medesimo posto fisico?

La soluzione ideale potrebbe essere quella di usare una piattaforma per la comunicazione unificata e la collaborazione aziendale per comunicare efficacemente attraverso varie sedi. Avere frequenti riunioni assicura che ogni componente sia allineato. Le piattaforme cloud rendono possibile comunicare contemporaneamente tra più sedi e persone. I meeting organizzati attraverso queste piattaforme incoraggiano la comunicazione attraverso la componente visuale: le persone possono vedere chi non è presente fisicamente in ufficio, condividere con loro progetti, documenti e desktop.

Un altro consiglio per gestire uffici da lontano è assicurarsi che le informazioni e le news relative al team e al progetto di lavoro siano condivise nello stesso momento, così che nessun ufficio o gruppo di collaboratori da remoto siano esclusi. In questo caso le soluzioni tecnologiche sono eccellenti. Prendiamo ad esempio i webinar: possono essere usati sia per diffondere ogni dettaglio sui progetti in corso sia per parlare degli obiettivi chiave del gruppo di lavoro .

La base per un team di successo è avere un buon piano che includa indicazioni e comunicazione efficace. Una chiara prospettiva aiuterà il gruppo a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni: chiaramente, non possono mancare gli strumenti tecnologici adatti, per migliorare l’efficienza delle comunicazioni.