Cosa comporta la digitalizzazione dei processi aziendali

Digitalizzare un’azienda vuol dire, in molti casi, trasformare del tutto il modello di business, allo scopo di migliorare il know-how dell’azienda attraverso la condivisione della conoscenza e l’offerta di servizi aggiuntivi.

La digitalizzazione aziendale è un fenomeno in atto già da tempo e che sta mutando i processi aziendali attraverso la creazione e l’utilizzo di potentissimi software gestionali, supportati da un approccio orientato all’innovazione e al miglioramento dei processi.

Lo sviluppo di macchinari di ultima generazione nasce dalla necessità di soddisfare le esigenze soprattutto delle grandi e medie imprese e la loro domanda di accesso all’utilizzo di tecnologie innovative. Andiamo a vedere quali sono i punti principali da affrontare affinché un’azienda possa realmente definirsi “digitalizzata”.

La digitalizzazione aziendale

La dematerializzazione dei documenti cartacei è il primo passo verso la digitalizzazione dei processi aziendali. In linea generale, si tratta di un modello organizzativo che assicura una gestione pressoché completa delle attività, evitando rallentamenti e ridimensionando le possibilità di errore.
Tra gli strumenti che contribuiscono alla digitalizzazione aziendale troviamo i software gestionale. Essi rappresentano programmi in grado di migliorare l’efficienza di dipendenti e collaboratori attraverso l’automazione dei processi. Un esempio tipico di programmi digitali per aziende è individuabile nei software di contabilità. L’aspetto interessante dei software è che, quasi sempre, possono essere personalizzati a seconda delle esigenze delle aziende che lo devono utilizzare.
Oggi si parla molto anche di cloud, ossia della possibilità di salvare i file su server remoti. Si tratta di una grandissima opportunità per favorire la collaborazione aziendale a più livelli, specie negli attuali scenari che prevedono un’elevata mobilità da parte delle risorse umane.

L’utilizzo del cloud permette di rendere disponibili i file aziendali in qualunque momento ma soprattutto da qualunque dispositivo collegato alla rete Internet.
Ma la digitalizzazione aziendale passa anche per la capacità delle imprese di attuare una strategia lungimirante di digital marketing, con l’obiettivo di instaurare, attraverso tutti i canali aziendali (sito web, pagine social, e-mail etc.) un dialogo proficuo con i consumatori della nuova era ed offrire prodotti e servizi in linea con le attese e le aspettative degli utenti.

I cambiamenti da affrontare

Il primo ostacolo da affrontare verso la digitalizzazione è la resistenza al cambiamento, unita all’assenza di competenze digitali da parte di manager e dipendenti. Le grandi aziende sono più attente a questa esigenza di innovazione mentre le piccole e medie imprese, in virtù anche di budget limitati, hanno ancora tanto lavoro da fare.
Parlare di digitalizzazione aziendale non vuol dire solamente portare a termine il passaggio dai documenti cartacei a quelli digitali. Significa generare valore aggiunto attraverso l’elaborazione e l’analisi di dati gestiti da un unico sistema condiviso.

I vantaggi che un processo di digitalizzazione comporta sono tanti. In primis, la digitalizzazione migliora l’efficienza dei processi e riduce le fasi di stallo attraverso passaggi automatizzati.
C’è maggiore soddisfazione anche da parte dell’utente finale in quanto la digitalizzazione semplifica lo scambio di feedback sia tra collaboratori che tra i clienti stessi. Del resto, la realizzazione di un sistema che permette al consumatore di interagire direttamente col brand fornisce all’azienda garantisce all’azienda ottime opportunità di espansione e di crescita sui mercati di riferimento.

In generale, la digitalizzazione aziendale apre le porte al futuro e permette di non farsi trovare impreparati rispetto alle sfide che inevitabilmente ogni impresa sarà chiamata ad affrontare, specie in una fase storica di grande incertezza come quella che stiamo attraversando.

team di dipendenti si dedicano alla formazione per capire come digitalizzare l'azienda e i processi dell'impresa

L’importanza della formazione digital

Lo abbiamo detto anche poc’anzi. La resistenza al cambiamento è uno degli elementi di maggiore criticità che le imprese sono chiamate ad affrontare. Senza un’adeguata formazione è praticamente possibile anche solo pensare di digitalizzare un’azienda.

Quest’anno abbiamo conosciuto, forse, per la prima volta lo smart working in Italia. Ma perché molti progetti di lavoro agile faticano a produrre risultati concreti? Molto spesso, proprio perché manca una profonda ed affermata cultura digitale all’interno delle aziende. La formazione in ambito digital diventa cruciale in quanto aiuta manager e dipendenti ad acquisire le competenze necessarie per operare con efficienza ed in totale sicurezza internet anche in contesti aziendali digitalizzati.

Durante il lockdown causato dal Covid-19, è tornata in auge anche l’importanza della formazione a distanza. L’e-learning consiste nella possibilità di utilizzare strumenti, sistemi e tecnologie digitali per attivare programmi formativi a distanza.
Le aziende che realmente vogliono trasformare e digitalizzare i loro modelli di business sono chiamate a creare percorsi formativi ad hoc, anche con una certa frequenza, al fine di monitorare e verificare lo stato di conoscenza di procedure e mezzi da parte dei dipendenti.

È una sfida che, certamente, richiede tempo ma che deve assolutamente essere affrontata per garantire non soltanto la sopravvivenza ma anche interessanti prospettive di crescita a lungo termine a piccole, medie e grandi imprese.