I servizi VoIP offrono funzionalità molto utili e trascurarle non permette di sfruttarne a pieno i benefici.
Sono molte le aziende che stanno passando al VoIP eliminando il sistema telefonico tradizionale. I vantaggi nell’usare questa tecnologia sono numerosi. Oltre alle opzioni come la voicemail, l’attesa di chiamata, l’inoltro delle chiamate, troverai nel VoIP altre funzioni che possono essere d’aiuto alla tua azienda.
1 Funzione Find Me / Follow Me
Chi lavora in mobilità apprezzerà questa funzione. L’instradamento delle chiamate con find me / follow me permette di creare una lista di numeri dove puoi essere trovato prima che la chiamata venga rimandata alla voicemail. Così per esempio, quando ti arriva una chiamata, puoi decidere di far squillare due volte e al terzo squillo puoi passare la chiamata al numero successivo della lista che hai redatto, e così via, fino a che finiscono i numeri in elenco e il chiamante può lasciare un messaggio nella voicemail.
2 Voicemail to email transcription
Questa funzione permette la trascrizione dei messaggi vocali in testo e li invia all’email predefinita. Non c’è più bisogno di prendere nota in tutta fretta di nomi, indirizzi o numeri presenti nel messaggio vocale. Questo ti permette anche di organizzare, cancellare e cercare tutte le voicemail in ogni modo possibile.
3 Musica d’attesa
Se siete costretti a mettere in attesa le chiamate, questa funzione diventa una necessità. Non obbligate i vostri clienti ad ascoltare quelle terribili musichette da ascensore, o peggio il silenzio. Potete scegliere voi la musica che più si adatta alle esigenze dell’azienda.
4 Utilizzo della banda e report dettagli chiamate inbound/outbound
I dati! Il tracciamento dei dati è essenziale per capire dove sono diretti il tempo e le energie di un’azienda. Un servizio VoIP gestito, basato su cloud, può fornire informazioni sull’utilizzo della banda che permettono di vedere i dati relativi all’uso in un determinato periodo di tempo. I report delle chiamate interne ed esterne danno una visione dello storico delle chiamate ricevute, inclusi durata, origine, destinazione e costi.
5 Selezione delle chiamate
E’ un’altra funzione spesso dimenticata che può tornare comoda. In base al numero del chiamante è possibile scegliere come trattare le telefonate.
6 Strumenti utili alla formazione dei dipendenti
Ci sono due funzionalità utili per formare e monitorare le performance dei dipendenti. Barge in e Whisper. Barge in permette di ascoltare una conversazione tra un tuo collaboratore e un cliente, senza poter interrompere. Puoi decidere di avvisare che sei in ascolto oppure no. Whisper invece ti permette di avvisare, consigliare e dare informazioni al tuo collaboratore mentre è al telefono senza che il cliente senta nulla.
7 Risponditori automatici
E’ un servizio VoIP tra i più importanti, quello di dare al chiamante la possibilità di interagire con un menu per scegliere l’opzione più appropriata. L’azienda ne guadagna in professionalità visto che è come avere una reception sempre attiva!
8 Conference
In molti già conoscono la funzionalità ‘Conference’ del VoIP, ma non tutti riescono a sfruttare tutti i vantaggi che ne derivano. E’ possibile per esempio impostare un Conference Floor Monitor che permette di gestire gli inviti, le alzate di mano, togliere l’audio individualmente ecc. Le Conference online sono spesso disordinate e confusionarie, se non organizzate correttamente: questo strumento da la possibilità di sfruttarne tutte le potenzialità al meglio.
9 Non disturbare
Questa funzionalità fa esattamente ciò che dice il nome, vi lascia indisturbati.
E’ possibile impostarlo in modo che fermi temporaneamente le chiamate. E’ utile durante le riunioni, i pranzi li lavoro, le Conference. Ancora meglio, permette di programmare l’invio delle chiamate direttamente alla voicemail o qualsiasi altra destinazione desiderata.
