Strumenti per una collaborazione efficace in azienda

Le aziende, per sopravvivere e prosperare nell’economia odierna, hanno bisogno di capire le tendenze che interessano il mondo del lavoro e adattarsi a quelle molto velocemente o rischiano di fallire dietro ai loro competitor. Un trend a cui conviene dedicare molta attenzione, riguarda il modo in cui lavorano insieme le persone e a come comunicano sul lavoro e per lavoro. In breve, stiamo parlando della collaborazione.

La collaborazione, quando avviene in un contesto in cui la gestione del lavoro è ben definita, fornisce visibilità ad ogni livello del processo lavorativo, trasformando la semplice informazione del singolo in conoscenza significativa e concreta per il gruppo.  Wired ha citato uno studio della Aberdeen Next Generation Communications in cui è stato osservato come le aziende che danno priorità alla collaborazione aumentano le loro performance in confronto a quelle aziende che non lo fanno.

Nei prossimi mesi, teniamo d’occhio l’andamento di questi quattro macro-ambienti, che stanno spingendo verso un accentuato rimodellamento del luogo di lavoro, specialmente per quanto riguarda la collaborazione.

Il primo è rappresentato dalle novità tecnologiche.

Le tecnologie che rendono possibili la condivisione e il networking e che avranno un notevole impatto sulla “cultura” del posto di lavoro.

Il secondo è un trend demografico.

I Millennials copriranno, entro il 2025, il 75% della forza lavoro e hanno esigenze tecnologiche molto definite. E non dimentichiamo la Generazione Z, che arriverà subito dopo, e non ha mai conosciuto un mondo non digitale. Le aziende devono essere pronte a fornire strumenti per abilitare la collaborazione tra gli uffici e tra gli impiegati nell’ufficio stesso e quelli che lavorano da casa, perché sono pratiche digitali che che si aspettano di trovare i futuri lavoratori.

Il terzo è l’appiattimento dell’azienda.

Da una struttura a piramide di un tempo al modello di squadra in cui ciascun membro del team si avvicina ad essere il leader in termini di importanza e a seconda delle competente necessarie in un preciso momento.

Il quarto riguarda la mobilità.

I luoghi di lavoro diventano sempre più flessibili. Siamo sempre più alla ricerca di un miglior bilanciamento tra vita personale e professionale. L’orario fisso sta diventando sempre meno una necessità mentre la richiesta di flessibilità degli orari è in aumento. Col tempo, diventerà normalità quella realtà aziendale in cui sono presenti sia lavoratori fisicamente in ufficio sia da remoto e lo smart working in Italia andrà a coinvolgere anche il livello di digitalizzazione della pubblica amministrazione.

Tendenze digitali che rendono possibile la collaborazione

1. I servizi cloud stanno diventando molto frequenti. Una fra le principali ragioni è che i servizi cloud sono visti come in grado di sostenere la proliferazione delle minacce alla sicurezza in modo più efficace. Il 45% delle persone secondo Nemertes Research vedono il cloud computing come più sicuro dei sistemi on-premise. Il 40% usa sistemi cloud perché possono essere più flessibili e contenere i costi.
2. Piattaforme che permettono collaborazioni coinvolgenti diventeranno molto più frequenti, visto che permettono di lavorare e comunicare sia on premise che virtualmente. Stiamo parlando per esempio di strumenti per video conference che permettono contemporaneamente la condivisione in tempo reale di documenti e desktop o delle next-generation whiteboards, che possono essere usate in modo interattivo anche da remoto.
3. Lo streaming video sarà usato sempre di più sia in ambito customer service sia nei processi interni. Oltre il 50% delle aziende usa lo streaming video. Facile e utile da usare sia per i collaboratori che per il management.
4. Le funzioni di Messaggi Istantanei, video chat e chiamate sono molto più frequenti se usate a livello di gruppi piuttosto che individualmente. Microsoft, Apple e Facebook hanno tutti applicazioni per i messaggi di gruppo e le chat, e app dedicate alla collaborazione sono sempre più usate per lavoro.

Il processo di collaborazione si intreccerà in ogni dipartimento aziendale così che ognuno sia connesso e contribuisca concretamente. Le imprese devono intendersi di queste tendenze, pronte a fornire ai loro dipendenti la soluzione che promuova una miglior comunicazione e l’accesso alle informazioni, creando la giusta atmosfera per il successo.