Gli strumenti che utilizzate per chat, collaborazione, voce e conferenze web dovrebbero essere intuitivi e dovrebbero poter essere avviati da qualunque dispositivo.
Inoltre, devono essere sicuri e di ottima qualità. Le app che possono essere utilizzate solo in alcune situazioni e solo da alcune persone non servono praticamente a nulla.
Utilizzate questa lista di controllo per trovare la soluzione integrata per la collaborazione e le comunicazioni più adatta al vostro team:
Per prima cosa, dovete identificare quali sono le vostre esigenze:
- Quante sedi avete bisogno di supportare?
- Qual è la larghezza di banda necessaria per supportare il vostro team in ciascuna sede?
- Quanti dipendenti lavoreranno in smart working (part-time e a tempo pieno)?
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Poi, dovete acquisire le informazioni di base:
- Il vostro nuovo sistema supporta più sedi?
- Tutte le sedi sono servite dallo stesso fornitore di banda larga?
- È disponibile un portale aziendale online qualora la vostra azienda avesse bisogno di adattarsi rapidamente a nuove condizioni?
- Quanto è semplice aggiungere nuove postazioni, licenze o funzioni?
- Quanti sistemi avete bisogno di supportare? Il software di telefonia e per le riunioni, le app per la collaborazione, la messaggistica istantanea e il call center dovrebbero essere integrati su un’unica piattaforma ottimizzata
- Sono supportati tutti i dispositivi iOS e Android?
- L’amministratore di rete dell’azienda deve poter avere il pieno controllo sulla gestione del sistema telefonico? In tal caso, è disponibile un’appliance autosuciente che può utilizzare per risolvere i problemi di connettività dei modem?
- L’appliance può essere integrata in altre app aziendali come G-suite, Office 365, Salesforce, Dropbox, ecc.?
- Chi è responsabile degli aggiornamenti al software? Il provider di servizi installerà automaticamente sul sistema gli aggiornamenti (patch per il sistema operativo, nuove funzioni e misure di sicurezza)? Oppure è l’azienda che deve occuparsi di aggiornare manualmente il sistema?
- Qual è il livello di sicurezza del sistema? Assicuratevi che il provider utilizzi misure di sicurezza basate su standard come TLS (Transport Layer Security), AES (Advanced Encryption Standard) certificati X.509
Successivamente, dovete conoscere quali sono le funzioni disponibili:
- È disponibile una funzione di conferenza web/video senza prenotazione che consente di integrare allegati nella riunione?
- È possibile smistare le chiamate a call center o altre sedi nel giro di pochi minuti?
- È possibile ricevere i messaggi vocali tramite e-mail o SMS?
- È possibile definire gruppi di risposta per far squillare all’occorrenza diversi telefoni?
- È possibile fare in modo che un numero chiamato squilli su diversi telefoni contemporaneamente?
- La soluzione è dotata di funzioni che agevolano il lavoro mobile? È possibile configurare il proprio telefono cellulare per eettuare chiamate utilizzando la linea aziendale? Sono disponibili altre funzionalità quali accesso agli elenchi, avvio di una conferenza telefonica e invio di messaggi di testo da un’unica app?
Infine, non dimenticate di discutere della transizione!
- È consentita la portabilità dei numeri esistenti verso il nuovo provider?
- Desiderate eseguire l’installazione autonomamente? In tal caso, è disponibile un’applicazione software o uno strumento che consenta di testare preventivamente la larghezza di banda di ciascuna sede per accertarsi che funzioni su quella rete?
Team Eis è una soluzione per le comunicazioni basata su cloud che può aiutare la vostra azienda a competere e vincere. Contattateci oggi stesso per maggiori informazioni.
