Passa ad un nuovo sistema telefonico aziendale

I sistemi telefonici sono stati installati in uffici di diverse dimensioni per oltre 40 anni, fornendo un servizio vitale per l’azienda. Da allora, la gestione delle chiamate telefoniche è maturata per intrecciarsi con il processo quotidiano di gestione dell’azienda.

Le pratiche variano in base al Paese o alla regione e si basano su una cultura dell’ufficio tradizionale, sulle aspettative degli utenti e su come gestire le comunicazioni degli uffici tra clienti, lavoratori e dirigenti.

Il sistema telefonico aziendale medio dura da sei a otto anni, dopodiché il sistema è fuori servizio o è troppo lento, e questo va a danneggiare le prestazioni della compagnia. Le aziende che hanno bisogno di aggiornare il proprio sistema telefonico esistente troveranno una vasta gamma di nuove soluzioni disponibili rispetto a sette o otto anni fa.

Per cominciare, le nuove soluzioni di comunicazione basate su software non hanno più bisogno di hardware dedicati per immagazzinare i dati, poiché l’intero sistema funziona nel cloud. In molti casi, non sono nemmeno necessari gli antiquati telefoni fissi. Le nuove soluzioni telefoniche includono spesso un “softphone” o un “client” che funziona su molti dispositivi diversi, come PC, tablet o smartphone.

E le moderne soluzioni telefoniche non offrono più solo “voce”. Si sono trasformati per offrire una gamma di funzionalità di Unified Communications (UC) come messaggistica istantanea, presenza, videochiamate, strumenti di collaborazione e soluzioni di mobilità, tutte progettate per mantenere la tua azienda alla massima produttività.

Questo documento fornirà una guida rapida e semplice alle domande più comuni che sorgono quando cerchi un nuovo sistema telefonico aziendale.

Chiediti: di cosa ho bisogno dal mio prossimo sistema?

È facile uscire ad acquistare un nuovo sistema telefonico, simile a quello precedente, per sostituirlo, ma ciò significherebbe perdersi un’occasione d’oro, quella di portare una gamma di potenti nuove funzionalità nella tua attività. Prima di iniziare a guardare diverse opzioni, pensa attentamente a ciò che ti serve dal tuo prossimo sistema telefonico.

Ecco alcune domande su cui riflettere:

Chiamate perse

Quante telefonate perde la tua azienda perché vengono inoltrate a qualcuno che è fuori sede o perché tutte le linee sono occupate?

Sistemi diversi

Esistono sistemi diversi in uffici diversi e che non funzionano allo stesso modo, ciò causa confusione nel personale?

Manutenzione dell’infrastruttura

  • Il tuo sistema telefonico è un organo vitale per la tua attività e, se si rompe, cosa fai?
  • Hai subito un guasto alla rete o all’apparecchiatura che ha interrotto le chiamate in entrata e in uscita, come reagisci?
  • Ti preoccupa dover trovare i componenti del sistema telefonico se si guasta?

Spese fluttuanti / fraudolente

  • Sei preoccupato per le bollette impreviste con i prezzi dei minuti a più livelli nazionali o gli alti costi delle chiamate internazionali?
  • Quando hai acquistato il tuo ultimo sistema telefonico, pensi di aver fatto un buon affare? Oppure hai scoperto molti costi nascosti dopo aver acquistato il sistema di base?
  • Volete evitare costi nascosti con la manutenzione del sistema questa volta?

Utilizzo aziendale

  • I vostri dipendenti mobili hanno difficoltà a chiamare in azienda semplicemente perché sono fuori sede?
  • Il personale fa fatica con quella serie infinita di pulsanti sul portatile e finisce per far cadere le chiamate dei clienti?
  • I lavoratori mobili si sentono distaccati dall’azienda quando sono fuori dall’ufficio?
  • Il personale più giovane utilizza i propri cellulari in modo da non essere mai sicuri se stanno lavorando o meno mentre sono in ufficio.
  • Il sistema telefonico offre davvero l’immagine professionale che desideri esibire della tua attività?

Se ti sei identificato con alcune o tutte queste domande, non sei solo. Sono alcuni dei problemi più comuni che vediamo oggi nel mondo degli affari quando si tratta di sostituire un sistema telefonico.

È probabile che dovrai dare priorità a queste domande tra quelle più importanti per la tua attività. Daremo un’occhiata a questa priorità un po’ più tardi, ma nel frattempo concentriamoci su ciò che il tuo prossimo sistema telefonico può fare per te.

Per semplificare le cose, ci limiteremo a utilizzare i sistemi telefonici basati su cloud, poiché sono considerati le migliori soluzioni per le aziende con meno di 500 persone, soprattutto quando sono dislocate in un gran numero di siti. Questi sistemi telefonici possono essere interessanti anche per il settore delle pubbliche amministrazioni e chi lavora in smart working.

In che modo i moderni sistemi telefonici aiutano la mia azienda?

È facile perdersi nella terminologia tecnica e con gli acronimi su caratteristiche tecnologiche che non si conoscono. Quindi proviamo a riassumere il tuo nuovo sistema telefonico in alcune settori chiave:

Costi

Inizieremo con una delle tue preoccupazioni principali: i costi. Questo sistema telefonico mi farà risparmiare denaro? La maggior parte dei servizi di telefonia cloud viene fornita con minuti fissi e piano utente. Si paga un determinato importo per l’utente e i minuti di conseguenza. Questo è tutto per quanto riguarda i costi. Molti sistemi cloud hanno anche funzionalità di gestione delle frodi molto potenti che elimineranno il problema prima ancora che tu ne sia consapevole.

Flessibilità

La flessibilità è collegata ai costi. È probabile che quando hai acquistato il tuo ultimo sistema telefonico hai finito per specificarlo perché dovevi acquistarlo con configurazioni specifiche. Nel cloud, compri solo ciò di cui hai bisogno, né più né meno. Se hai bisogno di più funzionalità in futuro, devi solo aggiungerla. Paghi solo per quello che usi oggi e aggiungi più utenti man mano che la tua azienda cresce.

Disastri

Non ci piace mai pensare che accadano, ma lo fanno. Supponiamo che il tuo servizio elettrico riesca a mettere il suo backhoe nelle tue linee telefoniche. Cosa fai? Cosa succede in caso di incendio o inondazione? Con un sistema telefonico basato su cloud, puoi lavorare ovunque. Chiunque può andare nel bar più vicino e continuare a lavorare come al solito. I tuoi clienti non si accorgeranno mai della differenza.
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Coerenza

Potresti aver aggiunto uffici per diversi anni e ereditato diversi sistemi telefonici che funzionano in modi diversi. Con il cloud, tutti i sistemi funzionano allo stesso modo ovunque. Quindi i tuoi uffici, i lavoratori mobili e i lavoratori remoti avranno tutti accesso alla stessa potente gamma di funzionalità.

Usabilità

I sistemi cloud si integrano con i sistemi IT in modo da poter semplicemente fare clic per richiamare una pagina Web o un elenco della directory. Tutto è totalmente intuitivo nella misura in cui probabilmente ti dimenticherai di premere i pulsanti del telefono entro pochi giorni dalla ricezione del tuo nuovo sistema. Questi sistemi sono inoltre integrati con le principali applicazioni di supporto clienti e CRM basate su cloud che consentono alla tua azienda di essere più efficiente.

Professionalità

I sistemi telefonici basati su cloud hanno una vasta gamma di funzionalità, che fino a poco tempo fa erano disponibili solo su sistemi molto costosi utilizzati dalle grandi società. Ora puoi offrire un’immagine altamente professionale disponendo di operatori automatici, gruppi di ricerca e una gamma di altre funzioni di trasferimento delle chiamate, in modo da avere sempre un aspetto altamente professionale per i tuoi clienti.

Produttività

Immagina di ottenere un nuovo dipendente completamente gratis. Con i sistemi telefonici basati su cloud, è possibile implementare una serie di funzioni di produttività che consentono al personale attuale di comunicare e collaborare in modo molto più efficace di prima, migliorando così la produttività complessiva della propria azienda. Funzionalità come la collaborazione room-based, le chiamate in conferenza e la messaggistica istantanea possono migliorare notevolmente la produttività della tua azienda.

Mobilità

È probabile che la tua forza lavoro stia diventando sempre più mobile. Devi essere dove si trova il tuo cliente e quindi essere mobile è vitale. Ma essere mobile non dovrebbe significare essere disconnesso dall’azienda. Sì, le persone hanno i telefoni cellulari, ma sanno se una persona è davvero in ufficio o no? Possono ricevere quel messaggio importante alle 17:55 e aggiudicarsi un nuovo prestigioso contratto? Con i sistemi telefonici basati su cloud, il lavoratore mobile è sempre connesso al sistema nervoso centrale della tua azienda. Non sono remoti – sono solo mobili.

Manutenzione

I tempi per chiamare l’ingegnere delle telecomunicazioni sono finiti davvero. È probabile che con un sistema telefonico basato su cloud non vedrai mai più quella persona. I telefoni sono facili da spostare senza competenze specialistiche. La gestione del sistema viene eseguita via Web con molti video utili per passare attraverso le attività più complicate. I sistemi cloud sono progettati per semplificarti la vita e continuare a funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in modo da non doverti preoccupare dei costi o aspettare che arrivino gli ingegneri delle telecomunicazioni per capire cosa non va.

Cosa devo chiedere quando sto acquistando?

Controlla cosa è incluso e non incluso nel pacchetto minuti. Ci sono delle clausole di uscita nel contratto di servizio? Devi noleggiare i telefoni più a lungo del contratto di assistenza?

Flessibilità

È possibile aggiungere o rimuovere utenti durante il contratto di servizio? Devi pagare per i dispositivi o per gli utenti?

Disastri

Il sistema può deviare le chiamate su tablet o telefoni cellulari quando la rete di accesso è inattiva? Ci sono restrizioni nelle funzionalità quando le persone sono remote?

Coerenza

Tutte le funzionalità sono disponibili per i lavoratori remoti o alcune vengono rimosse? La qualità è la stessa? Ad esempio, alcuni sistemi mobili utilizzano una tecnologia chiamata VoIP solo in remoto, il che può danneggiare la qualità della voce se la rete è congestionata.

Usabilità

Le funzionalità sono le stesse sul telefono, sul PC e sui dispositivi mobili o sono diverse? Devi ancora fare affidamento su un telefono?

Professionalità

Il sistema supporta funzioni come operatore automatico, musica in attesa, distribuzione automatica delle chiamate, accodamento delle chiamate, in modo da non perdere mai una chiamata?

Produttività

Il sistema ha funzionalità come conferenze, collaborazione room-based, messaggistica istantanea e presenza?

Mobilità

Il sistema supporta dispositivi iOS e Android? Può supportare tutte le funzionalità di produttività quando è mobile?

Manutenzione

Il sistema dispone di un’amministrazione autonoma basata sul Web e consente di controllare potenti funzionalità da un’unica pagina Web? Il servizio supporta la diagnostica in modo che il fornitore di servizi possa identificare rapidamente eventuali problemi che potrebbe incontrare?

Quale sistema telefonico cloud dovrei scegliere?

Esistono molti tipi diversi di sistemi di telefonia cloud tra cui scegliere, ma vale la pena comprendere davvero la tecnologia o la piattaforma alla base del proprio fornitore di servizi. La piattaforma determina la capacità del provider di innovare rapidamente e generare il maggiore impatto per la tua azienda.

Alcuni provider di sistemi telefonici basano il loro servizio su codice freeware disponibile da molti anni su Internet. È grandioso per loro perché è economico da sviluppare e gli consente di avviare rapidamente le loro attività. Sfortunatamente molti di questi servizi basati su freeware hanno problemi di qualità e di sicurezza internet preoccupanti che alla fine potrebbero costarti caro.

Al contrario, ci sono alcune piattaforme altamente industrializzate sul mercato oggi sviluppate da venditori specializzati. Offrono caratteristiche e funzionalità superiori, affidabilità e una comprovata esperienza.

Oggi, la piattaforma BroadSoft è utilizzata da centinaia di fornitori di servizi in tutto il mondo, tra cui 19 dei 25 principali fornitori di servizi di comunicazione globali. Questi principali fornitori di servizi hanno requisiti rigorosi e richiedono una piattaforma sicura e potente. Con oltre il 40% della quota di mercato del settore oggi e oltre 10 milioni di utenti dislocati, puoi capire perché i principali fornitori di servizi si affidano a BroadSoft.

Se 10 milioni di persone si affidano alle soluzioni BroadSoft, perchè non dovresti farlo anche tu?

Conclusioni

L’acquisto del sistema telefonico corretto può fare la differenza per il successo della tua azienda nei prossimi 5-10 anni. Scegliere il sistema giusto potrebbe significare assumere meno personale per ottenere più contratti, preoccuparsi di meno delle catastrofi naturali e umane e sì, tutto questo risparmiando denaro.

Se il tuo attuale sistema di telefonia aziendale è da sostituire, prenditi il tempo per esaminare le domande che abbiamo delineato sopra e scrivere le tue principali esigenze e requisiti prima di contattare il rivenditore o il fornitore di servizi locale.

E ultimo, ma non meno importante, assicurati di chiedere le tecnologie basilari che il fornitore di servizi ha in atto. Le funzionalità più fantasiose o il prezzo più basso non ti serviranno a niente se la qualità, l’affidabilità e la sicurezza non sono componenti fondamentali della piattaforma che il tuo fornitore di servizi ti ha proposto.

Per maggiori informazioni sulle soluzioni di comunicazione cloud e sui fornitori di servizi cloud, contattare Team Eis.
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