Come passare dal sistema telefonico tradizionale al VoIP
Se stai cercando una soluzione per risparmiare un po’ di denaro (e chi non la cerca?!), cambiare il tuo sistema telefonico potrebbe essere una buona idea.
Le piccole e medie imprese che hanno effettuato la transizione da un vecchio servizio di telefonia analogico al VoIP, hanno avuto la possibilità di apprezzare un sensibile risparmio nei costi. Questo perché impiegando il VoIP, non solo puoi inviare dati e video tramite internet: anche le chiamate vocali vengono “trasformate” in pacchetti e inviate attraverso la rete.
In altre parole, vuol dire niente più “minuti” in bolletta! Per di più, usando la tua infrastruttura per la banda larga, non devi installare nuove linee telefoniche quando la tua squadra di lavoro cresce.
Grazie alle peculiarità del VoIP, è possibile trovare sempre disponibili, e includerli nelle riunioni quotidiane, anche quei collaboratori e dipendenti che lavorano da casa o che sono sempre in movimento.
L’installazione di componenti hardware e software fa si che tutti i componenti di un gruppo di lavoro siano sempre collegati e raggiungibili, operando in tutta sicurezza attraverso una connessione VPN.
Se pensi di passare al VoIP per salvaguardare i costi, devi prima assicurarti di evitare alcuni errori che potrebbero rendere difficile la transizione a utenti e clienti.
Cominciamo col dire che è necessario avere un piano, non importa che tu abbia 5 o 50 dipendenti. Nel piano devi tener conto:
- l’attrezzatura di cui hai bisogno
- l’installazione software
- il periodo di tempo per sviluppare il nuovo servizio
Puoi scegliere di assegnare una persona per gestire l’implementazione. Questa persona non deve dedicarsi alla manutenzione del sistema, ma deve capire come funziona ed essere in grado di interfacciarsi con il fornitore del servizio.
Quali fattori considerare per assicurarti un’implementazione VoIP di successo
1. L’impatto sulla tua rete
Probabilmente è l’errore più grande che si possa commettere in ambito VoIP. Che la migrazione riguardi tutto il sistema o solo una parte, la sfida più grande con il VoIP riguarda l’aggiunta di traffico voce sulla tua rete dati e non considerare questo fattore porta inevitabilmente a criticità pesanti. Il VoIP è un insieme di funzionalità in tempo reale, quindi altamente sensibili alla fluttuazione della banda: se viene interamente occupata, può causare interruzioni e disturbi nelle tue chiamate, eventualità non accettabile nel mondo del lavoro.
Questa problematica è nota e molti fornitori hanno soluzioni efficaci, specialmente nel dare la priorità al traffico VoIP per assicurare una larghezza di banda sufficiente. Spesso le piccole e medie imprese hanno reti vecchie: in questo caso è necessario considerare una forma di upgrade o rivolgersi a servizi in Cloud.
In ogni caso il primo fondamentale passo è fare un’accurata analisi della rete aziendale.
2. L’ esperienza del tuo fornitore
Se un fornitore non è pienamente consapevole del settore in cui opera la tua impresa, avrà molta difficoltà a capire cosa veramente serve alla tua attività. Più esperienza avrà e più efficaci saranno le soluzioni VoIP che cambieranno il tuo modo di comunicare.
3. Le giuste funzionalità
Quando devi fare un upgrade del sistema telefonico al VoIP, avrai a disposizione sia le caratteristiche standard sia quelle in aggiunta al servizio base. La ragione principale per cui il VoIP è così interessante si trova nell’opportunità di usufruire funzioni come:
- Audio e Video Conference
- Chat / Instant Messaging
- Integrazione con altre app in cloud
- Connettività mobile
Potresti non essere a conoscenza di tutti i servizi VoIP che possono fare al caso tuo: assicurati di parlarne col fornitore che hai scelto.
