Scegli la soluzione di comunicazione cloud giusta per la tua azienda

Perché ne hai bisogno, cosa è disponibile e consigli sull’acquisto.

Perché dovresti leggere questa guida

Abbiamo scritto questa guida per spiegare perché le aziende moderne ora hanno bisogno di Cloud Communications, per delineare le diverse soluzioni disponibili per te e per evidenziare le aree chiave che dovresti considerare quando avrai deciso cosa acquistare.
Consentendo una maggiore flessibilità e produttività, senza la necessità di ingenti investimenti di capitale, i vantaggi di Cloud Communications consentono alle aziende di liberarsi dalle limitazioni dei tradizionali sistemi telefonici.

Data la crescita nel mercato delle comunicazioni cloud, ora sono disponibili diverse soluzioni. Pertanto, quando sei pronto a scegliere la tua soluzione, devi assicurarti che corrisponda alle esigenze e ai modi di lavorare della tua azienda, consentendoti di sfruttare appieno tutti i suoi vantaggi. È importante comprendere che non tutte le soluzioni sono uguali in termini di funzionalità, flessibilità, complessità gestionale o resilienza.

La soluzione giusta per te dipenderà dalle dimensioni e dal tipo di attività e dalla tua strategia IT per il futuro.

Guarda all’interno per scoprire:

  • A. I vantaggi di Cloud Communications
  • B. I diversi tipi di soluzioni disponibili
  • C. Le principali considerazioni da fare sull’acquisto
  • D. La lista di controllo delle domande chiave

I vantaggi di Cloud Communications

In questa pagina troverai:

  • Cosa sono le comunicazioni cloud?
  • Come confrontarle con i sistemi telefonici PBX locali.
  • I veri benefici non sono solo finanziari.

Le comunicazioni cloud sono soluzioni di comunicazione aziendale (anche per chi lavora in smart working nella pubblica amministrazione) offerte da un fornitore di servizi di terze parti e sono accessibili tramite Internet o una connessione di rete dedicata. Il fornitore di servizi cloud è responsabile di tutta la gestione dell’hardware e del software e fornisce la soluzione ai clienti con abbonamento pay-as-you-go.

Queste soluzioni integrano più servizi di comunicazione – come messaggistica istantanea, presenza, chiamate vocali, telefonia aziendale, funzionalità di mobilità, audio, conferenze Web e video, condivisione dei dati, registrazione delle chiamate e strumenti di collaborazione – in un unico sistema. Tali capacità globali sono chiaramente superiori ai tradizionali sistemi telefonici PBX, che in genere forniscono solo servizi vocali.

Se si considera questa superiorità insieme ai tradizionali sistemi PBX ad alta intensità di capitale, non sorprende che molte piccole e medie imprese si stiano spostando verso le comunicazioni cloud.

Oltre i vantaggi finanziari

Il vero valore di Cloud Communications per le aziende va ben oltre quello economico.

Maggiore efficienza

Liberando la tua azienda dai vincoli di una sede fisica e di una forza lavoro fissa, puoi aumentare l’efficienza operativa.

Esperienze senza soluzione di continuità

L’integrazione di più servizi di comunicazione e collaborazione su dispositivi fissi e mobili consente di offrire un’esperienza senza interruzioni a dipendenti e clienti.

Lavora in modo più smart, ovunque

Con l’accesso a tutte le informazioni e gli strumenti di cui hanno bisogno – sempre e ovunque – i tuoi dipendenti possono migliorare significativamente la loro produttività. Molte aziende che hanno sperimentato lo Smart Working in Italia, infatti, hanno registrato un aumento della produttività!

Competitività

Essendo costantemente aggiornato alla tecnologia più recente, puoi assicurarti di rimanere competitivo e di non rimanere indietro.

Rischio ridotto

Dotato di capacità di recupero e sicurezza integrate, riduce significativamente il rischio di danni durante i tempi di inattività.

Tempo libero

Con il tuo fornitore di servizi cloud che gestisce e mantiene il sistema, puoi concentrarti sulla crescita della tua azienda, non sul tuo sistema telefonico.

Si prevede che la quota di Cloud Communications, dell’intero mercato, aumenterà di quasi 6 volte, cioè fino al 41% nei prossimi 5 anni1.

I diversi tipi di soluzioni disponibili

In questa pagina troverai:

  • Non tutte le soluzioni hanno le stesse caratteristiche.
  • Le aree chiave da tenere in considerazione.
  • Problemi di collaborazione.

Sono disponibili diversi tipi di soluzioni di comunicazione cloud, sebbene non vi siano linee di divisione rigide e nette tra di loro. Spesso le differenze riflettono i punti di forza o di debolezza dei diversi fornitori di servizi cloud. Quindi il modo più utile per fare una distinzione tra le svariate soluzioni è comprendere i diversi tipi di provider.

Tipi di fornitori:

  • Fornitori di servizi di rete. Molti fornitori di servizi di telecomunicazione tradizionali offrono comunicazioni cloud complete, come parte integrante della loro offerta, ai clienti business.Con i servizi cloud e la rete di base forniti dalla stessa azienda, questi fornitori sono in grado di offrire contratti SLA (Service Level Agreement) end-to-end con qualità del servizio garantita.
  • Fornitori di app cloud incentrati sull’IT. Questi tendono ad essere venditori di software con un background in applicazioni di produttività, che hanno incorporato funzionalità di comunicazione come messaggistica o chiamate vocali nelle loro suite IT. Poiché i servizi forniti sono integrati nella piattaforma IT, questi servizi fanno parte della suite IT e non sono integrati nei sistemi di telefonia dell’ufficio. In genere tali soluzioni mancano di molte delle funzionalità di un sistema telefonico tradizionale e quindi non sostituiscono il sistema telefonico esistente. Possono essere utilizzati solo con esso.
  • Fornitori di servizi over-the-top (OTT). Questi provider offrono soluzioni di comunicazione che funzionano su Internet. Mentre queste soluzioni inizialmente tendevano a offrire solo funzionalità limitate (come le funzionalità di telefonia di base e chat di testo), le ultime versioni ora spesso supportano funzionalità avanzate. Sebbene queste soluzioni possano avere un costo inferiore rispetto ai servizi tradizionali, è importante capire che funzionano su Internet. Ciò significa che sono separati dalla tua rete di dati e in alcuni casi potrebbe esserci un compromesso tra qualità del servizio e costi.
  • Fornitori Centrex di rete tradizionali. La prima generazione di provider di servizi di telefonia hosted, che offre funzionalità di tipo PBX come il servizio hosted. In genere offrono servizi di telefonia cloud di base con funzionalità di collaborazione e applicazioni aziendali limitate.
  • Fornitori di servizi cloud privati. Queste aziende forniscono servizi di cloud privato che vengono distribuiti in un ambiente basato su cloud distinto e sicuro, in cui solo tu puoi operare (essenzialmente stai ottenendo l’accesso esclusivo al tuo data center privato tramite una rete privata). Mentre il cloud privato offre un maggiore controllo e privacy, il costo finanziario è significativamente più alto rispetto ad altre opzioni. In generale, i servizi di cloud privato sono fattibili solo per le grandi organizzazioni aziendali.

Le principali considerazione da fare sull’acquisto

In questa pagina troverai:

  • I diversi tipi di fornitori di servizi cloud
  • Le differenze nelle soluzioni che offrono
  • Pro e contro da valutare
  • Mantenere la funzionalità vocale esistente
  • Valutare la tua capacità IT
  • Valutare i problemi interni rispetto a quelli esternalizzati
  • Il valore dell’integrazione
  • La disponibilità di modelli ibridi
  • Rendere irrilevante la posizione
  • Valutazione dei requisiti di flessibilità
  • Problemi di protezione dei dati e accessibilità
  • Impostazione dei livelli di qualità del servizio

Sebbene tutte le soluzioni di Cloud Communications tendano a svolgere le stesse funzioni di base, non sono tutte uguali in termini di funzionalità, flessibilità, complessità di gestione e capacità di recupero. Quando scegli la soluzione adatta alla tua attività, dovresti considerare attentamente i seguenti problemi:

  1. Funzionalità voce principale
  2. Facilità di gestione
  3. Capacità di integrazione
  4. I tuoi requisiti di mobilità
  5. Scalabilità e flessibilità
  6. Capacità di recupero e livelli di servizio

La tua collaborazione ha bisogno di:

  • Forza lavoro dispersa? Le aziende multi-sito e le aziende con un’alta percentuale di lavoratori mobili o remoti hanno bisogno della capacità di collaborare efficace in diverse aree geografiche e hanno più bisogno di sofisticati strumenti di collaborazione come le conferenze Web e le funzionalità di condivisione dei file. Le piccole aziende con un unico sito potrebbero non volere tali strumenti di collaborazione avanzati per uso interno. Tuttavia, potrebbe essere necessario collaborare con persone esterne come potenziali clienti, clienti e partner.
  • Allineamento di partner, fornitori e clienti. Se la tua azienda ha una catena di fornitura strettamente collegata o fa affidamento su terzi per fornire servizi ai clienti, la collaborazione con partner e fornitori è fondamentale. Espandendo gli strumenti di collaborazione verso l’esterno, i vostri fornitori e partner diventeranno più allineati con la vostra attività.
  • Anche la collaborazione con i clienti è una considerazione da fare. Gli strumenti che consentono a un cliente di interagire con l’azienda in modo rapido e semplice avranno un grande impatto sul servizio clienti. Ciò richiederà una soluzione di comunicazioni cloud che semplifichi l’estensione delle funzionalità di collaborazione a soggetti esterni (ad esempio, tramite strumenti basati su browser) e che disponga di regole di accesso sofisticate per proteggere i dati aziendali senza limitare il flusso delle comunicazioni.

Domande chiave

  • Su quali tipi di attività devono lavorare i dipendenti remoti insieme?
  • Quali strumenti sono necessari per migliorare la collaborazione all’interno dell’azienda?
  • Con chi hai bisogno di collaborare nel più ampio contesto aziendale?
  1. Funzionalità voce principale. Una soluzione di Cloud Communications può offrire nuove e preziose funzionalità, ma non va bene se perdi molte di quelle su cui gli utenti si affidano attualmente. Il tuo sistema telefonico esistente probabilmente fornisce molte funzionalità che dai per scontate, come i gruppi di ricerca e lo screening delle chiamate. Queste funzionalità non sono necessariamente supportate da tutti i sistemi di comunicazione cloud, in particolare quelli offerti dai fornitori di applicazioni IT tradizionali. È fondamentale che la soluzione scelta abbia tutte le funzionalità necessarie per gestire con successo la tua attività quotidiana. La migliore pratica è quella di controllare tutti gli attuali servizi di comunicazione attivamente utilizzati dall’azienda, quindi assicurarsi che la nuova soluzione cloud sia in grado di fornirli tutti.Domande chiave
    • Quali funzionalità PBX attualmente usi?
    • Quali sono le funzionalità senza le quali non puoi vivere?
  2.  Facilità di gestione. Il modo in cui gestisci la tua soluzione di Cloud Communications e di quale tipo di strumenti di gestione avrai bisogno sono considerazioni cruciali. I livelli di semplicità di gestione variano notevolmente in base alla gamma di soluzioni disponibili. Devi anche considerare quali attività di gestione sei felice di svolgere internamente e quali desideri esternalizzare. Se stai cercando una soluzione completamente gestita, questo ti aiuterà a definire il tipo di fornitore di servizi con cui devi lavorare. È inoltre necessario considerare se è possibile gestire una soluzione che comprende diversi elementi forniti da diversi fornitori o se si preferisce una soluzione “sportello unico”. Se la tua azienda ha una grande funzione IT, le persone potrebbero avere il tempo e le competenze per gestire soluzioni complesse, utilizzando una varietà di servizi di diversi fornitori superiori su piattaforme e reti diverse. Se, tuttavia, la tua attività è semplice sulle competenze IT e la tua soluzione di comunicazione sarà gestita da personale non specializzato, un singolo fornitore che offre una soluzione completamente integrata sarebbe più comoda per il tuo team IT interno. Dovrai inoltre assicurarti che il fornitore offra interfacce semplici e strumenti di gestione intuitivi.Domande chiave
    • Chi gestirà il servizio e quanto sono competenti nell’IT e nelle telecomunicazioni?
    • Quali attività desideri gestire internamente e quali esternalizzare a un fornitore di terze parti?
    • Hai la capacità di gestire un ambiente in cui usi provider diversi per servizi diversi?
  3.  Capacità di integrazione. Mentre valuti i modi di utilizzare le comunicazioni per migliorare i tuoi processi aziendali esistenti, è probabile che tu identifichi i requisiti per integrare la tua soluzione di comunicazioni cloud con applicazioni aziendali esistenti e altre applicazioni cloud. Ad esempio, potresti volerla integrare con il tuo sistema CRM per migliorare l’esperienza dei tuoi clienti quando effettuano la chiamata o per migliorare la produttività dei tuoi venditori. Quindi devi assicurarti di poter integrare la tua soluzione di Cloud Communications con altre applicazioni senza spese proibitive. Alcune soluzioni offrono l’integrazione “out-of-the-box” con le più comuni applicazioni CRM e di produttività. I più avanzati offriranno API aperte che consentono una facile integrazione con altre app. Un’altra area da considerare è l’integrazione con i sistemi telefonici esistenti. Se hai più siti, potresti non volerli cambiare tutti contemporaneamente. Ciò può essere dovuto al fatto che sei ancora legato a un contratto esistente o non hai completamente svalutato un investimento precedente, o forse perché desideri adottare un approccio cauto all’implementazione per ridurre al minimo i rischi.Per una qualsiasi di queste considerazioni, avrai bisogno di una soluzione in grado di supportare un modello ibrido che combini i servizi cloud con la tecnologia locale esistente.Domande chiave
    • Con quali altre applicazioni aziendali ha bisogno di integrare la tua soluzione di comunicazione cloud?
    • Hai le risorse per gestire progetti di integrazione su misura o hai bisogno di qualcosa che sia “pronto all’uso”?
    • Hai bisogno di provare con un modello ibrido per un periodo di tempo come parte di una transizione graduale?
  4. I tuoi requisiti di mobilità. La capacità di supportare i lavoratori mobili è uno dei principali vantaggi di Cloud Communications rispetto alle soluzioni PBX tradizionali. È necessario considerare quanto sia importante la mobilità per l’azienda e quali funzionalità sono necessarie per supportare i lavoratori mobili. Alcune soluzioni di Cloud Communications offrono un’esperienza completamente basata su app per l’utente mobile, con accesso – da qualsiasi dispositivo – a tutti gli strumenti e le funzionalità di cui dispone un utente Office. Alcune soluzioni consentono inoltre, agli utenti di dispositivi mobili, di essere completamente integrati nella rete telefonica della loro azienda, con il trasferimento continuo delle chiamate tra dispositivi fissi e mobili e l’accesso a funzioni come la rubrica aziendale. Se il tuo personale è alla scrivania o in viaggio è invisibile alle chiamate esterne; la posizione diventa irrilevante. Le offerte più avanzate includono la possibilità di erogare servizi tramite una combinazione di reti fisse, wireless (Wi-Fi) e mobili / cellulari, con il passaggio automatico alla rete più economica e di massima qualità disponibile, quando gli utenti cambiano location. La convergenza mobile fissa può anche consentire agli utenti di avere un unico numero su dispositivi fissi e mobili senza la necessità di un’app mobile.Domande chiave
    • Quali strumenti di comunicazione e collaborazione sono necessari ai tuoi lavoratori mobili per essere efficaci quando non sono in ufficio?
    • Quanto è importante che i tuoi lavoratori mobili siano completamente integrati con la rete di comunicazione della tua azienda?
    • Di quali dispositivi e piattaforme (come Android e iOS) hai bisogno per supportare la tua soluzione?
  5.  Scalabilità e flessibilità. Diverse soluzioni di Cloud Communications hanno limitazioni diverse in termini di scalabilità e flessibilità. Alcuni possono facilmente espandersi per gestire molte migliaia di utenti e consentire di flettere su o giù al variare delle esigenze aziendali. Altri sono più restrittivi, a causa di vincoli tecnologici o del prezzo. Ciò può essere particolarmente importante per applicazioni avanzate come la registrazione delle chiamate o l’integrazione di CRM, che possono diventare proibitivamente costose, se è necessario acquistare ulteriore capacità del server. Quindi potresti commettere un errore costoso se scegli una soluzione che non offre la flessibilità di cui hai bisogno. Ad esempio, se la tua azienda ha un’elevata stagionalità della domanda, è essenziale cercare una soluzione che ti consenta di aumentare o diminuire la scala senza una penalità di costo. Dovrai anche assicurarti che l’aggiunta e la rimozione di utenti sia un compito semplice e non aggiungerà un significativo sovraccarico amministrativo ai tuoi costi.Dato il rapido ritmo dei cambiamenti in molti mercati, è anche importante prepararsi agli imprevisti. Garantire che qualsiasi soluzione scelta sia in grado di scalare per supportare la crescita aziendale prevista a medio e lungo termine.Domande chiave
    • Quanto è “alta” la domanda nella tua azienda?
    • Di quanta flessibilità hai bisogno per scalare o aumentare rapidamente?
    • Hai bisogno di aggiungere e rimuovere regolarmente utenti (come un gran numero di appaltatori a breve termine)?
    • Quanta crescita dovresti consentire se raggiungi i tuoi obiettivi di business?
  6. Capacità di recupero e livelli di servizio. Il cloud toglie alle vostre premesse aziendali alcuni degli oneri diretti della continuità e del supporto alle catastrofi, ma è importante comprendere le misure messe in atto dal fornitore di servizi cloud per garantire che voi e i vostri dati siano completamente protetti e sempre disponibili. Se la capacità di mantenere le comunicazioni e l’accesso alle informazioni è vitale per la gestione della tua attività, le misure di continuità aziendale saranno prioritarie. Ad esempio, il reindirizzamento automatico su un cellulare se un telefono fisso non è raggiungibile potrebbe aiutare i tuoi clienti a raggiungerti in caso di incendio, alluvione o guasto della rete.Dovresti anche considerare quale livello minimo di qualità del servizio è necessario. Ad esempio, se voce e video di alta qualità in tempo reale (es. per le comunicazioni con i clienti) sono fondamentali, è probabile che optare per una soluzione combinata di comunicazioni cloud e rete da un singolo fornitore sia più adatto come lo è per il provider di servizi essere nella posizione migliore per garantire una qualità costante del servizio.Se, tuttavia, la tua azienda è in grado di accettare occasionali cali della qualità del servizio (ad esempio, le comunicazioni sono prevalentemente interne), potrebbe non valere la pena pagare per un servizio di livello superiore.Domande chiave
    • Quale livello di capacità di recupero richiede la tua azienda?
    • Qual è la tua tolleranza ai tempi di inattività occasionali?
    • Quanto è essenziale la qualità costante e garantita del servizio per applicazioni come voce e video?

Lista di controllo delle domande chiave

  • Su quali tipi di attività devono lavorare i dipendenti remoti insieme?
  • Quali strumenti sono necessari per migliorare la collaborazione all’interno dell’azienda?
  • Con chi hai bisogno di collaborare nel più ampio contesto aziendale?
  • Quali funzionalità PBX attualmente usi?
  • Quali sono le funzionalità senza le quali non puoi vivere?
  • Chi gestirà il servizio e quanto sono competenti nell’IT e nelle telecomunicazioni?
  • Quali attività desideri gestire internamente e quali esternalizzare a un fornitore di terze parti?
  • Hai la capacità di gestire un ambiente in cui usi provider diversi per servizi diversi?
  • Con quali altre applicazioni aziendali ha bisogno di integrare la tua soluzione di comunicazione cloud?
  • Hai le risorse per gestire progetti di integrazione su misura o hai bisogno di qualcosa che sia “pronto all’uso”?
  • Hai bisogno di provare con un modello ibrido per un periodo di tempo come parte di una transizione graduale?
  • Quali strumenti di comunicazione e collaborazione sono necessari ai tuoi lavoratori mobili per essere efficaci quando non sono in ufficio?
  • Quanto è importante che i tuoi lavoratori mobili siano completamente integrati con la rete di comunicazione della tua azienda?
  • Di quali dispositivi e piattaforme (come Android e iOS) hai bisogno per supportare la tua soluzione?
  • Quanto è “alta” la domanda nella tua azienda. Di quanta flessibilità hai bisogno per scalare o aumentare rapidamente?
  • Hai bisogno di aggiungere e rimuovere regolarmente utenti (come un gran numero di appaltatori a breve termine)?
  • Quanta crescita dovresti consentire se raggiungi i tuoi obiettivi di business?
  • Quale livello di resilienza richiede la tua azienda? Qual è la tua tolleranza ai tempi di inattività occasionali?
  • Quanto è essenziale la qualità costante e garantita del servizio per applicazioni come voce e video?

Più tempo costringi la tua attività con un sistema telefonico obsoleto, più opportunità di crescita ti stai perdendo.

Fai la scelta migliore per il tuo business

In questa pagina troverai:

  • Il passaggio al cloud è inevitabile
  • Importanza di fare la scelta giusta
  • Requisiti di valutazione

La tendenza alla sostituzione dei tradizionali sistemi telefonici PBX aziendali con soluzioni di Cloud Communicationssta rapidamente crescendo. Entro il 2020 si prevede che la maggior parte dei servizi di comunicazione aziendale sarà basata su cloud2.
Dati i notevoli vantaggi di Cloud Communications, questo slancio non sorprende. Ma è importante che il desiderio di ottenere i benefici disponibili non porti le aziende a fare scelte avventate.
Sebbene svolgano la stessa funzione, le soluzioni di Cloud Communications variano in modo significativo in termini di costi, funzionalità, flessibilità, scalabilità e capacità di recupero. Alcuni offrono una capacità di comunicazione di base, ma niente di più, altri sono molto più avanzati e forniscono effettivamente una piattaforma per il business digitale del futuro.
Prima di selezionare la tua nuova soluzione di comunicazione cloud, è importante valutare i tuoi requisiti e mettere insieme un elenco di criteri che ti forniranno la soluzione giusta. Questa guida ha lo scopo di aiutarti a fare proprio questo.

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