Segreteria telefonica virtuale: ecco come impostarla correttamente con VoIP

Il sistema telefonico VoIP è ricco di vantaggi per le aziende le quali hanno la possibilità di risparmiare molto e, al contempo, di ottenere un’analisi dettagliata delle chiamate.

Tutto ciò grazie alla presenza di una segreteria telefonica virtuale la quale permette di rispondere alle telefonate e di inviare un messaggio di posta elettronica all’utente.

Come funziona la segreteria telefonica virtuale

La segreteria telefonica virtuale funziona come una segreteria telefonica avanzata che consente all’utente di salvare i propri messaggi vocali su un Pc o su un numero di telefono virtuali, recuperandoli sotto forma di messaggi di posta elettronica.
Le aziende che scelgono un servizio di segreteria telefonica virtuale tramite VoIP hanno la possibilità di monitorare il numero di telefono virtuale e di accedere alle registrazioni delle chiamate in modo molto semplice, ottenendo aggiornamenti e reportistiche in tempo reale sui diversi stati di ogni chiamata.
Sempre più spesso, la funzione di segreteria telefonica virtuale viene identificata come una soluzione di messaggistica unificata in quanto consente agli utenti di accedere a segreterie telefoniche personalizzate, recuperando attraverso il computer sia i messaggi vocali che comunicazioni via fax e mail.
Ecco quali sono i principali vantaggi che propone una segreteria telefonica virtuale.

Semplificazione delle operazioni aziendali

Si tratta di un sistema di telefonia molto utile sia per le piccole imprese che per le grandi aziende. L’impostazione della cosiddetta funzione di voicemail permette di assegnare ai membri del proprio team un numero di telefono virtuale che garantisce connettività 24 ore su 24.
Per giunta, non è necessario investire ingenti risorse nell’installazione di apparecchiature, né chiedere l’aiuto di tecnici specializzati. Tutto ciò di cui si ha bisogno è una connessione Internet, una cuffia ed un computer oltre ad un software che viene, però, fornito direttamente dal provider di servizi di posta vocale.

Funzionalità avanzate di primo livello

Oltre all’evidente risparmio di costi che il VoIP garantisce, l’installazione di un numero di telefono virtuale consente l’accesso a diverse funzionalità avanzate, come ad esempio la possibilità di comunicare con i propri clienti non soltanto all’interno dei confini nazionali ma, potenzialmente, in tutto il mondo.
Per le aziende che operano a livello intercontinentale è fondamentale impostare correttamente gli orari lavorativi per questioni di fuso orario. In questo modo, infatti, si ha la possibilità di programmare le attività in linea con la disponibilità del personale, evitando di creare barriere nella comunicazione con i clienti.

Mai più chiamate perse

Il provider di servizi di segreteria telefonica garantisce che nessuna chiamata venga persa per l’indisponibilità del personale. Indipendentemente dall’ora o dal giorno in cui avviene la chiamata, quest’ultima verrà indirizzata presso la propria casella vocale. Le funzionalità di analisi e tracciamento delle chiamate tramite numero telefonico virtuale assicurano efficienza nella gestione del team, permettendo l’assegnazione di un numero a qualunque risorsa, a costi molto più bassi in confronto al sistema telefonico tradizionale.
Utilizzo anche in mobilità
La segreteria telefonica virtuale fa in modo che un utente non debba necessariamente dipendere da un terminale fisico. Il numero della segreteria VoIP può essere utilizzato per effettuare e ricevere chiamate tramite smartphone, tablet, laptop e qualunque altro dispositivo, per giunta in qualsiasi luogo e momento.

Ottimizzazione dell’esperienza utente

Aderire ad un servizio del genere significa puntare all’ottimizzazione delle performance, con l’obiettivo di offrire un grande servizio e un’esperienza gradevole all’utente finale. L’analisi ed il monitoraggio delle telefonate è utile per comprendere in che modo i clienti interagiscono con la segreteria virtuale.
Gli utenti hanno sempre meno tempo da perdere e sono perlopiù interessati ad ottenere risposte rapide, concrete ed efficaci, anche quando non c’è la possibilità di parlare direttamente con un operatore. Un risultato del genere si può raggiungere solo formando nel migliore dei modi le risorse interne e fornendo loro strumenti e conoscenze necessarie per portare avanti una corretta e produttiva comunicazione con la clientela.