Migliorare l’efficienza aziendale con le app di collaborazione

Smartphone, tablet e laptop: ormai questi strumenti sono diventati fondamentali anche sul posto di lavoro, per essere sempre connessi con i colleghi per condividere documenti, fare video chiamate o chattare ovunque ci troviamo. Le app di collaborazione sono esplose negli ultimi anni e molti software usati dalle aziende sono diventati cloud based.

Il risultato è una forza lavoro mobile che può realizzare qualsiasi cosa senza essere fisicamente in ufficio.

Quante aziende sono ancora bloccate nel 20° secolo?

Nella sua ricerca sullo Smart Workplace, Trina Hoefling ha evidenziato come la tecnologia mobile abbia evidentemente interrotto il modo “tradizionale” di lavorare tipico di molte aziende.
I Millennial hanno un rapporto naturale con la tecnologia: si aspettano di trovare la medesima facilità dai loro colleghi e responsabili.
Eppure molte aziende non tengono il ritmo e nemmeno i loro dirigenti che sono bloccati in un vecchio stile “management thinking”, vivono ancora nel 20° secolo e, a confermarlo, sono le loro principali preoccupazioni in merito allo Smart Working in Italia:

  1. I miei dipendenti stanno davvero lavorando? Come faccio a saperlo?
  2. Quando non posso vedere i miei impiegati, come posso rimanerne connesso?
  3. Personale flessibile, spesso che lavora da remoto, potrebbe rendere il mio lavoro ancora più complicato. Perché farlo?

Nuove definizioni di manager e dipendente stanno emergendo. Il concetto di separare il luogo di lavoro dal luogo in cui si vive, le ore trascorse in ufficio, la gestione delle performance e i benefit dei lavoratori, tutto questo sta cambiando.

Quali sono i temi da rivedere per stare al passo con i tempi

Secondo lo studio della Hoefling, i temi da rivedere sono cinque, tra cui:

  • I professionisti, in un moderno posto di lavoro digitale, devono vivere, imparare, pensare, mettersi in gioco e lavorare insieme al meglio. Spesso attraversando virtualmente tutta l’azienda, anche se questa ha diverse location. La collaborazione potrebbe diventare il fattore di successo per l’efficienza professionale.
  • Bisogna sviluppare una rete forte e resiliente, un’intelligenza social e delle capacità reali di networking. Il 100% dei Millennial considerano la loro rete professionale come la chiave per la loro strategia di carriera.
  • Gli strumenti di collaborazione stanno trasformando il nostro modo di lavorare, specialmente i processi di gestione delle performance. Sfortunatamente, i manager che non fanno leva sulla tecnologia per la collaborazione sono ancora tanti, rendendo il loro stesso lavoro molto più difficile di quando potrebbe essere. La maggior parte della forza lavoro di oggi e l’80% dei Millennial vogliono frequenti feed back in tempo reale, cosa che apre la porta a forti relazioni tra il “capo” e il suo team.

Un recente studio HP ha trovato che il 60% dei lavoratori preferisce usare lo smartphone piuttosto che il pc per portare a termine le attività, nonostante ci sia un 68% che trova più facile reperire i file da pc e laptop. Un altro interessante 65% ha difficoltà a trasferire documenti sul proprio telefono, mettendo in evidenza il gap tra come le persone vorrebbero lavorare e come la loro attuale tecnologia li limiti.

Chi lavora in campo digital trova problemi simili quando prova a comunicare con i colleghi. Tra messaggi, email, chiamate e video chiamate non è chiaro quale sia il modo migliore di comunicare. Questa incertezza trattiene molte aziende dall’usare software e app: una ricerca inglese della Chealsey Apps Factory ha rilevato che in media per ogni lavoratore vengono persi due giorni lavorativi all’anno a causa della scarsa tecnologia.

Fortunatamente, la rapida innovazione nelle piattaforma di comunicazione in cloud ha fornito le soluzioni che la forza lavoro mobile e digital sta cercando.
Per i manager è il momento di rivalutare la comunicazione digitale e la collaborazione tra il personale.

Fonti: BroadSoft – thesmartworkplace.com