Fino a qualche tempo fa, la videoconferenza era una tecnologia costosa utilizzata da grandi aziende e manager di alto profilo. Oggi è uno strumento di comunicazione alla portata di tutti, pratico ed economico, in grado di abbattere i costi e di incrementare la produttività.
Grazie alla videoconferenza, un’azienda che deve sempre essere al passo con la digital transformation, può crearsi un nuovo margine competitivo, in particolare portando vantaggi ai mercati attuali. Un’opportunità reale per l’imprese di ogni struttura e dimensione, in quanto migliora il processo decisionale interno e il riscontro nei confronti dei clienti, dovuta:
- all’ampia scelta disponibile
- ai prezzi accessibili
- alla semplicità d’uso
Come la videoconferenza può aiutare le aziende
La video comunicazione permette alle persone di interagire a qualsiasi distanza, che sia in un ufficio vicino o in un altro continente, facilitando lo scambio di idee e di informazioni. Tutto questo implica più tempo da dedicare al proprio lavoro eliminando le fastidiose attese di telefonate, e-mail o corrieri. Riduce i costi di trasferta per quei colleghi e dipendenti che non devono più perdere tempo e denaro per raggiungere la destinazione della riunione: basta avere un dispositivo mobile ed è come essere in ufficio.
Che lo scopo della videoconferenza sia quello di consentire a gruppi di persone in posti diversi di partecipare a una riunione o dare a due persone la possibilità di esaminare e trattare un argomento o un progetto stando sedute ciascuna alla propria scrivania, in ogni caso i soggetti presenti sono in grado di vedere immagini, di udire chiaramente i suoni, condividere documenti ed hanno la sensazione di trovarsi insieme. Sia la videoconferenza Punto-Punto (tra due partecipanti) che Punto – Multi punto (più partecipanti insieme), sono realizzabili sia con una struttura proprietaria (on premise) sia in Cloud (ovvero l’infrastruttura è in cloud e nelle varie sedi ci sono solo dei dispositivi compatibili).
Oltre al risparmio economico, ci sono altri benefici da considerare:
- La possibilità di fare intervenire più persone
- La condivisione delle informazioni per tutti in tempo reale
- Una partecipazione produttiva attraverso la condivisione visuale
- La possibilità di registrare i meeting e le riunioni
Un report intitolato “la Rivoluzione della Telepresenza” conclude che i sistemi di videoconferenza:
- Aiutano a prendere le decisioni aziendali più velocemente
- Migliorano la produttività
- Conferiscono un bilanciamento più equilibrato lavoro/vita sociale per i lavoratori
- Migliorano della comunicazione: le riunioni sono più frequenti, la condivisione della conoscenza più veloce
Grazie alla video conferenza è possibile anche godere di importanti benefici strategici:
- possiamo avere quella necessaria flessibilità per potersi occupare di un’emergenza o una crisi, nel caso in cui gli uffici siano in location differenti: i problemi vengono discussi in pochi minuti
- non solo le decisioni vengono prese in tempi più brevi, ma con maggiore consenso ed accordo da tutti gli interessati
Soluzioni di videoconferenza: l’impatto sul lavoro
1 – Migliora la produttività e accelera i risultati tra i singoli lavoratori e le operazioni in team.
2 – Accorcia il ciclo di vendita
strong>I commerciali possono essere molto più produttivi quando parlano ai clienti via conferenza. Avere una maggior disponibilità di contatti personali permette di discutere e affrontare in modo più efficiente le esigenze e le richieste dei clienti.
3 – Gli strumenti di comunicazione unificata migliorano la qualità della vita aziendale, per questo potenziali impiegati saranno invogliati a lavorare per te e i dipendenti e collaboratori già assunti saranno maggiormente motivati.
La nuova generazione di lavoratori è cresciuta con messaggi istantanei, la possibilità di vedere se qualcuno è online e se ha ricevuto i messaggi, allegati e video e dare la disponibilità di questi strumenti è una necessità non solo più nella vita privata ma anche lavorativa.
