Il VoIP aziendale: perché è essenziale per il tuo business

Il VoIP aziendale è un’esigenza sempre più avvertita dalle imprese di ogni genere e dimensione. Viviamo in un’epoca in cui la digitalizzazione offre straordinarie opportunità e strumenti per l’ottimizzazione delle performance.

La tecnologia analogica non sembra più in grado di rispondere alle mutate esigenze sia delle aziende che dei professionisti. Sappiamo bene quanto possa essere difficile, almeno in una fase iniziale, abituarsi all’utilizzo di una tecnologia per certi versi innovativa.

Sta di fatto che, anche dal punto di vista economico, i vantaggi che il VoIP può apportare sono davvero importanti. Escludere a priori la possibilità di implementare questo sistema non è un atteggiamento responsabile così come è sbagliato scegliere un servizio in maniera approssimativa e veloce. Attraverso questo articolo andremo a scoprire i principali vantaggi legati all’utilizzo del VoIP aziendale. Chiaramente, solo attraverso una valutazione oculata delle caratteristiche e dei bisogni della propria azienda, sarà possibile scegliere l’opzione migliore.

Quali vantaggi porta il VoIP aziendale ad un business?

Il VoIP aziendale può migliorare enormemente la produttività del team. Basti pensare a quanto sia semplice, con questa tecnologia, organizzare una call conference e, in alcuni casi, anche una video conference. Di contro, con la tecnologia analogica le funzioni di chiamata con più partecipanti prevedono costi aggiuntivi.

Col VoIP, invece, quasi mai bisogna pagare un costo extra per una telefonata con più di due persone. Infatti, le offerte dei fornitori del servizio, in genere, già includono questa funzione all’interno dei contratti.

La qualità delle chiamate, aspetto che spesso suscita qualche perplessità, in realtà è migliorata notevolmente nel corso del tempo. Ormai è praticamente impossibile per chi riceve una chiamata distinguere se la stessa sia stata effettuata col VoIP o tramite il sistema telefonico tradizionale.

Considerare il VoIP solamente come un alternativo sistema di gestione delle telefonate sarebbe riduttivo. Questa tecnologia offre un’ampia gamma di funzioni veramente molto utili, come l’inoltro alla propria email della posta vocale e dei fax. In questo modo, tutti i messaggi possono essere archiviati e gestiti direttamente dalla casella di posta elettronica. Infine, un accenno va fatto anche al tema della sicurezza internet. Il sistema telefonico VoIP dispone di protocolli di crittografia standardizzati che rendono sicure le chiamate così come i dati. Dunque, sotto questo aspetto, non c’è davvero nulla da temere.

Cosa ti serve per iniziare

Per sfruttare al massimo il VoIP conviene fare delle riflessioni importanti a livello aziendale. Innanzitutto, è necessario analizzare la qualità della connessione Internet. Dalla velocità della rete dipende, infatti, il numero di linee VoIP che il sistema potrà gestire. Di conseguenza, è fondamentale comprendere quanti dipendenti hanno bisogno del VoIP.

Lo step successivo consiste nel cominciare a valutare le soluzioni VoIP che il mercato propone. I costi del servizio non dovranno essere trascurati ma sarà altrettanto rilevante scegliere una soluzione che rispecchi realmente le esigenze dell’azienda.

Una volta scelto il servizio, è necessario attivarlo. La maggior parte dei sistemi VoIP consente di effettuare chiamate con un’app sul computer desktop o tramite dispositivo mobile. Tuttavia, se si desidera utilizzare i telefoni fissi, sarà necessario collegare il telefono alla rete.

Fortunatamente, ciò che bisogna fare nella maggior parte dei casi è semplicemente collegare un cavo Ethernet alla porta di ciascun telefono VoIP e l’altra estremità al PBX o al router, a seconda della tipologia di configurazione scelta.

Perché passare al VoIP conviene

Un sistema telefonico VoIP effettua le chiamate attraverso il protocollo Internet. Invece di utilizzare la tradizionale linea telefonica, col VoIP i dati di una chiamata vengono trasformati in pacchetti ed inviati sulla rete IP. Quest’ultima potrebbe coincidere con la connessione aziendale ma anche con una connessione IP fornita dal provider del servizio telefonico o può consistere in una combinazione di entrambe.

L’utilizzo di Internet rende complessivamente più economico il costo delle chiamate nazionali e interurbane. In alcuni casi, tale servizio è addirittura gratuito.

Dobbiamo, inoltre, considerare che oggigiorno le aziende lavorano sempre più in mobilità. Una linea telefonica analogica presenta molti limiti da questo punto di vista. Essendo legata al luogo fisico in cui è installata, un’operazione di trasferimento del servizio e del numero di telefono in un’altra località non è affatto semplice.

Col VoIP non ci sarà mai bisogno di preoccuparsi di questi aspetti. Questa tecnologia può essere utilizzata ovunque, per giunta anche con differenti dispositivi. Un vantaggio non da poco, in un’epoca in cui cominciano a diffondersi con maggiore successo dinamiche di lavoro alternative, come ad esempio lo smart working in Italia.

Il fatto di poter utilizzare più dispositivi mette al riparo anche da improvvise interruzioni del servizio causate da fattori esterni. Quando, per esempio, non è possibile rispondere al telefono dall’ufficio, vi è sempre l’opportunità di attivare la funzione di inoltro e gestire la telefonata su un computer oppure un device mobile.