All’interno di un associazione, a prescindere dall’attività e dal settore in cui essa opera, ci si trova quotidianamente a dover gestire e organizzare una fitta rete di contatti con numerosi altri soggetti: collaboratori, associati, pubblica amministrazione ecc. Inoltre, vista la quasi ormai indispensabile presenza online di qualsiasi organizzazione, è necessario monitorare e rispondere costantemente anche alle richieste che giungono tramite questi canali (e-mail, pec, contatti via social).
Tutte queste attività messe insieme, richiedono un’adeguata dotazione di strumenti e servizi finalizzati alla telefonia e alla navigazione internet. Una normale linea telefonica a cui è associata una connessione ADSL talvolta non può essere sufficiente a gestire contemporaneamente tutte queste operazioni. A tal proposito possono pervenire in aiuto le soluzioni offerte dal servizio VoIP. Si tratta sostanzialmente di un centralino virtuale che in quanto tale non richiede installazione di apparati hardware e si amministra tramite pannello web da PC e tramite applicazione dedicata da smartphone. Uno dei principali benefici derivanti da tale tecnologia è quella di dotare la piattaforma di un sistema IVR (Interactvie Voice Response). Tale sistema offre la possibilità al chiamante di scegliere diverse opzioni fra quelle proposte attraverso la digitazione dei numeri corrispondenti ad ogni opzione. Tale servizio consente di gestire un elevato traffico di chiamate in entrata oltre a fornire informazioni standard durante tutto l’arco della giornata quando non si ha la necessità di parlare direttamente con il personale dell’associazione.
Interni personalizzabili illimitati
Attraverso la tecnologia VoIP è possibile gestire ed organizzare i telefoni interni praticamente in maniera illimitata. Grazie alla scalabilità del sistema è, infatti, possibile aggiungere, rimuovere o spostare in qualsiasi momento gli interni in base alle necessità dell’associazione. Tali operazioni risulteranno piuttosto semplici poiché non vi sono opere di installazione complesse da effettuare, inoltre, anche la presenza di cavi e cablazioni di vario tipo verrà estremamente ridotta.
Web conference
Fra i vari vantaggi che il servizio VoIP restituisce ai suoi utenti, degna di nota è la possibilità di effettuare videoconferenze in maniera semplificata e efficiente. Il sistema è predisposto in maniera ottimale per effettuare videoconferenze coi propri associati ovunque essi si trovino con possibilità di condivisione in tempo reale schermate, chat e file e di lavorare in smart working.
Calendarizzazione eventi, riunioni sempre condivisa
Attraverso il sistema VoIP è possibile programmare in maniera rapida e diretta eventuali riunioni interne fra colleghi o associati. Con la medesima facilità è poi possibile pianificare lo svolgimento di un evento futuro e condividere tutte queste informazioni in tempo reale. Qualora l’associazione avesse più di una sede collocata sul territorio nazionale, un notevole vantaggio offerto da questa tecnologia è rappresentato dalla possibilità di effettuare telefonate a costo zero tra utenti della stessa rete VoIP, appartenenti quindi alla medesima associazione.
Condivisione file e documenti
Attraverso il servizio di chat interna o di webconference, è possibile scambiare file e documenti tra un utente e l’altro, tra l’associazione e i suoi associati in maniera del tutto rapida, sicura e efficiente. Attraverso l’utilizzo della connessione internet e l’implementazione del sistema VoIP, eventuali perdite o errori nella ricezione di file e documenti vari non potranno più verificarsi.
